”Vapaaehtoisuus on timanttista toimintaa” -blogisarjassa julkaistaan Humanistisen ammattikorkeakoulun avoimessa ammattikorkeakoulussa vapaaehtoistoiminnan johtamista opiskelevien tekstejä tai videoita vapaaehtoisuudesta.”

Palautteen kysyminen, antaminen, ja sen prosessoinnin on oltava joustavaa. Palautteen tärkeys on ensiarvoista minkä tahansa toiminnan kannalta. Yhteen kerättynä se hyödyttää toimintaa. Monet näkökulmat ja ihmisten kokemukset eroavat, se on selvää. Palautteen kerääminen auttaa kohdistamaan huomion sellaisiin asioihin, joihin ei ehkä muuten tulisi tartuttua. Mutta mihin kannattaa kiinnittää huomiota kokonaisuuden kannalta?

Palautteen avulla toiminnan kehittäminen paranee, kun vastaanotettu palaute on virtaviivaista sekä tuo esille asioita, jotka tarvitsevat toiminnan kehittämisen kannalta huomiota. Voi olla, että esiin tulee asia, jota ei tiimissä oltaisi osattu edes arvata. Palautteen avulla tavoitteet ja odotukset selkiytyvät. Näin toiminnan laadun tasoa voidaan parantaa.

Festivaalityössäni palaute on kerätty n. kuukautta festivaalien jälkeen. Jotta tuoreessa muistissa olevat asiat saataisiin tapetille, on tarkoitus aikaistaa palautteen kysymistä. Palautteen kokoamisen jälkeen se käydään läpi koko tiimin kesken. Haasteena tässä on ollut se, miten asiat saadaan integroitua itse toimintaan. Isoimmat asiat kyllä muistetaan, mutta on voinut olla jotain, mikä jää vahingossa huomiotta. Prosessien tarkastelu tässä tilanteessa auttanee asiaa.

Palautteen oikea-aikainen keräys, siihen reagoiminen ja sen kautta tehdyt muutokset tukevat toimintaa. Olemme huomanneet, että porkkanan avulla saamme enemmän vastauksia. Porkkana on hyvä olla, esimerkiksi arvonnan muodossa. Myös festivaalin jälkeen järjestetyssä tiimipäivässä on mahdollista kerätä vielä erikseen lisäpalautetta. Tämä on ollutkin loistava idea!

Kun palautteen saa kerättyä mahdollisimman monelta, on tieto toiminnasta tarkempaa ja se validoi itse itsensä. Palaute on suorassa linjassa ihmisten ja toiminnan kehitykseen ja oppimiseen. Sen tulisi olla inspiroivaa ja ohjata kehitystä suuntaan, joka tukee toimintaa.  Haasteiden tunnistaminen ja selkeiden epäkohtien myöntäminen ovat välttämättömiä. Nämä auttavat eteenpäin tärkeässä työssä luoda uutta ja innostavaa. Se on myös osaltaan riskienhallintaa.

Suurimmat haasteet voivat olla palauteprosessissa olevissa aukoissa. Tiimissä henkilön vaihdokset tai vaikka resurssikysymys. On tärkeää hioa prosessia vuosi vuodelta eheämmäksi. Selkeä vastuunjako palauteprosessin suhteen onkin ensiarvoisen tärkeää.

Teksti: Erika Boström

Kirjoittaja opiskelee vapaaehtoistoiminnan johtamista Humakin avoimessa ammattikorkeakoulussa lukuvuonna 2019–2020