Hyppää sisältöön

Rekrytointi

Miten saada vapaaehtoisia mukaan toimintaan? Innostava, mielenkiintoinen toiminta on keskeinen vetovoimatekijä. Tämän lisäksi on hyvä löytyä vaihtelevia ja eritasoisia tehtäviä, jotka houkuttelevat laajalla skaalalla mukaan. Rekrytointia myös helpottaa, kun on selkeästi määritelty, mitä varten järjestö on olemassa ja miksi vapaaehtoisia tarvitaan. Vapaaehtoiset ovat koko (työ)yhteisön ja toiminnan voimavara.

Tuo esille mitä varten järjestönne / yhdistyksenne on olemassa.

Olennaista on, että rekrytointi on todenmukaista – annetaan selkeä kuva siitä, mistä toiminnassa on kysymys ja vapaaehtoinen tietää mitä häneltä odotetaan – ja siinä käytetään erilaisia viestinnän kanavia. Viestin perille saamisessa auttaa sekä kohderyhmien että kohderyhmän motiivien tunnistaminen. Kannattaa lisäksi selvittää, mitä kanavia kohderyhmä seuraa.

Mieti millainen tarve ja aikataulu vapaaehtoisille on ja mitoita rekrytointi sen mukaan.

Auttamiseen ja tarpeeseen vetoaminen ovat olleet tyypillisiä keinoja houkutella vapaaehtoisia mukaan toimintaan. Näkökulma vapaaehtoistoimintaan on kuitenkin muuttumassa – yhä enenevässä määrin vapaaehtoistoiminta nähdään myös mahdollisuutena vaikuttaa omaan elämään ja ympäröivään yhteiskuntaan. Lisäksi ajatus siitä, että vapaaehtoiseksi voi tulla myös lyhyeksi aikaa ja olla mukana silloin kun se itselle sopii, madaltaa kynnystä lähteä mukaan vapaaehtoistoimintaan. Molemmissa tapauksissa rekrytoimista helpottaa, jos tehtävänkuva on selkeästi määritelty; selkeä kuva siitä mitä vapaaehtoiselta odotetaan ja millaista toimintaa on odotettavissa. Tämä ei poissulje sitä, että vapaaehtoiselle pyritään löytämään hänen tietojaan ja taitojaan vastaavia tehtäviä.

Mieti
– Ketkä ovat kohderyhmää (nuoret, vanhat, joku harrastus, asuinalue, kiinnostuksen kohde)
– Mitä yhdistyksenne / järjestönne tarjoaa vapaaehtoiselle
– Mitä kanavia kohderyhmät seuraavat

Rekrytoinnin kirjo

Monessa yhdistyksessä ollaan huolissaan vapaaehtoisten määrästä ja ikääntymisestä. Vapaaehtoisuus on Suomessa kuitenkin yhä suositumpaa. Jopa 42 prosenttia väestöstä oli mukana vapaaehtoistoiminnassa vuonna 2018, kun kolme vuotta aiemmin vapaaehtoisena toimi 33 prosenttia. Erityisesti nuorten vapaaehtoisena toiminen on kasvanut samalla kun eläkeläisten ja miesten vapaaehtoistoiminta on vähentynyt viime vuosien aikana.[1]

Kun asia koetaan tärkeäksi ja ajankohtaiseksi, ihmiset lähtevät mukaan toimintaan. Vapaaehtoisilla on laaja valinnan mahdollisuus monimuotoisella vapaaehtoistoiminnan kentällä. Onnistuneessa rekrytoinnissa auttaa hyvä suunnittelu ja kekseliäisyys sekä organisaation tunnettavuus. Miten siis nousta esiin ja saada yhteys potentiaalisiin vapaaehtoisiin sekä saada näkyvyyttä? Mikä houkuttelisi ja motivoisi vapaaehtoisia?

”Laita esille tieto siitä, miten voi hakea vapaaehtoiseksi; listaa yhteisön toimintatavat ja yhteystiedot.”

Kohderyhmät tavoitetaan monipuolisella viestimisellä usealla kanavalla. Viestinnässä tuodaan samalla esiin yhdistyksen arvot, toiminta ja tarkoitus. Verkot on heitettävä mahdollisimman kattavasti vesille; aloittaa voi vaikka jo olemassa olevista kanavista, jotka monesti ovat yhdistyksen sivut, sähköpostilistat, Facebook ja yhteistyöverkostot. On myös tärkeää, että yhdistyksen sivuilta ja/tai yhteystiedoista löytyy selkeästi tieto siitä, kehen ja miten ottaa yhteyttä, jos on kiinnostunut vapaaehtoistoiminnasta.

Pyyntö/kysyminen, kaverin kutsu

Yllättävän moni ei ole aloittanut vapaaehtoistoimintaa siksi, että kukaan ei ole pyytänyt mukaan. Parhaiten rekrytoinnissa toimii tutkitustikin toisen vapaaehtoisen tai työntekijän henkilökohtainen kutsu. Vapaaehtoisten ystävät ja kaverit, sekä henkilökohtainen sosiaalinen verkosto, omaavat todennäköisesti saman arvomaailman, ja tuttuja on helppo pyytää mukaan toimintaan. Kannattaa myös pyytää mukaan aktiivisia toimijoita muilta aloilta ja erilaisten harrastusten parista. Eri ympyröistä voi löytyä hyvinkin samanmielisiä vapaaehtoisia.

Puskaradio

Kun vapaaehtoiset viihtyvät, he mainostavat huomaamattaan. Positiivinen kertominen yhdistyksen toiminnasta eri alustoilla vie eteenpäin viestiä houkuttelevasta toiminnasta. Ihmisiä voi myös pyytää kertomaan rekrytoinnista eteenpäin. Mitä laajemmin rekrytointia ”mainostetaan”, sitä laajemmalle se leviää.

Mukaan kasvaminen

Moni vapaaehtoinen on tullut mukaan pikkuhiljaa, esimerkiksi osallistumalla toimintaan ensin muuten esimerkiksi perheen harrastuksen parissa ja iän ja/tai kokemuksen karttuessa osallistumalla vapaaehtoisena. Monesti kiinnostus vapaaehtoistoimintaan pohjautuu myös perittyyn kasvatukseen ja arvomaailmaan. Toiminnassa mukana olevia ja kiinnostuneita voi osallistaa vähitellen ajan mittaan. Heitä voi myös rohkeasti pyytää mukaan.

Some- ja tiedotuskanavat (Facebook, Twitter, blogi, sähköpostilistat, verkkosivut, uutiskirjeet)

Sosiaalisen median ja tiedotuskanavien kautta voi pitää yllä tietoutta yhdistyksen vapaaehtoistoiminnasta ja tehdä taustatyötä mahdollisen rekrytoinnin eteen. Rekrytointi-ilmoitus kannattaa tuoda näkyvästi esille some-kanavissa, välittää sähköpostilistojen ja uutiskirjeiden kautta sekä jakaa uudelleen ja linkittää mahdollisimman moneen paikkaan.

Tempaukset, vapaaehtoistenpäivät, messut

Näkyvyyttä voi saada erilaisilla keinoilla, esimerkiksi puuhaamalla hauskoja tempauksia ja keksimällä erikoisia vapaaehtoistehtäviä. Mieti, mikä voisi herättää medianäkyvyyttä omaan järjestöönne sopivasti; idea voi olla hieman kevyempikin, erikoinen tai hauska – se voi olla herättelevä tai vaikka pilke silmäkulmassa tehty. Julkisuus ja näkyminen toimivat hyvinä rekrytointikeinoina.

Paikallislehden juttu, muu media

Paikallislehdille ja medialle voi tarjota juttua monelta eri kantilta. Faktatietoihin perustuva perusartikkeli tarjoaa tietoa yhdistyksestä ja sen vapaaehtoistoiminnasta. Kevyemmät tempaukset ja erikoiset vapaaehtoistehtävät tarjoavat myös näkyvyyttä. Juttujen ohella voi mainostaa avoimia tehtäviä.

Mainonta

Perinteinen mainonta on hyvä ja nopea keino saada julki tieto avoimista paikoista. Mainontaa voi tehdä maksullisesti lehdissä, Facebookissa jne. Tätä kannattaa harkita, jos on kiireellinen tarve vapaaehtoisille. Mainontaa voi toteuttaa myös hitaammalla syklillä some- ja tiedotuskanavien kautta, tehden akuutimmassa tarpeessa nostoja ja tuoden voimakkaammin näkyviin rekrytoinnin.

Yhteistyöverkostot

Yhteistyöverkostot ovat monikäyttöisiä; niistä ja niiden kautta voi etsiä vapaaehtoisia, yhteistyössä voi tehdä rekrytointikampanjan, molemmin puolin voi pitää esillä vapaaehtoistoimintaa ja välittää hyviä ideoita, vinkkejä ja ajatuksia.

Lentolehtinen, juliste, esite, ilmoitustaulu ja -seinä, ulkomainonta

Avoimista tehtävistä tai yleisesti vapaaehtoistoiminnasta yhdistyksessä voi tehdä lentolehtisiä, julisteita tai vastaavia. Näitä voi jakaa/laittaa esille paikkakunnan ”solmukohdissa” kuten kirjastoissa, oppilaitoksissa ja kouluilla, urheilupaikoilla jne. sekä näiden ilmoitustauluilla ja
-seinillä. Tärkeää olisi pohtia, missä omalle yhdistykselle tärkeät potentiaaliset vapaaehtoiset voisivat liikkua.

Aiempien vapaaehtoisten kontaktointi, aktivointi

Joskus aktiivinen vapaaehtoinen väsyy, hänen osallistumisensa hiipuu ja hän saattaa lopettaa kokonaan. Syynä voi olla muuttunut elämäntilanne, ajan puute tai muu. Joskus syynä voi olla työlääntyminen, puutuminen tai innostuksen hiipuminen. Aiempiin vapaaehtoisiin tai mukanaoloaan vähentäneisiin kannattaa olla yhteydessä ja kysellä tuntemuksia ja puhaltaa uutta intoa etsimällä uusia tapoja osallistua, kutsumalla koulutuksiin sekä miettimällä uusia vapaaehtoistoiminnan kohteita ja/tai tehtäviä.

Vapaaehtoistyö.fi

Sivustolle tehtäviä voivat ilmoittaa kunnat, järjestöt, seurakunnat ja muut yleishyödylliset toimijat. Vapaaehtoistyö.fi -palvelusta vapaaehtoinen voi etsiä mieleisiä vapaaehtoistehtäviä paikkakunnan, ajan ja teeman perusteella. http//vapaaehtoistyo.fi

Käytännön seikat

On tärkeää, että tuleva vapaaehtoinen tietää kehen olla yhteydessä ilmaistakseen kiinnostuksensa toimintaan. Yhteystietojen täytyy olla selkeästi ja helposti löydettävissä, eikä yhteyttä ottavaa vapaaehtoista tule pallotella monen henkilön välillä. Selkeintä monesti on, että yksi ihminen koordinoi vapaaehtoisten rekrytointia ja tietää avoimista tehtävistä kattavasti. Vapaaehtoista ei tule rekrytoida ”roikkumaan” eli odottelemaan sopivia tehtäviä – se näivettää innostuksen tehokkaasti! Uusille vapaaehtoisille pitää löytyä mielekästä tekemistä. Tehtävät täytyy ottaa tarkasteluun jo ennakkoon miettien, millaisia tarpeita ja ominaisuuksia juuri siinä toimessa tarvitaan.

Kun uusi henkilö tuo esille kiinnostuksensa vapaaehtoistoimintaan, on hyvä tehdä alkuhaastattelu. Tämä voidaan tehdä kasvokkain, puhelimitse, videohaastatteluna tai sähköpostitse. Alkuhaastattelun kautta tutustutaan ja varmistetaan, että henkilö ymmärtää mihin vapaaehtoistoimintaan hän on osallistumassa. Tutustumisen kautta selviää, mistä vapaaehtoinen on kiinnostunut, millaisia taitoja hänellä jo on ja mitä hän olisi valmis opettelemaan. Joskus voi käydä niin, että vapaaehtoinen ei sovi esimerkiksi arvojensa puolesta hakemansa yhdistyksen toimintaan. On yhteinen etu, että hänet voidaan ohjata toiseen yhdistykseen, jossa arvot kohtaavat paremmin.

Vapaaehtoiselle on hyvä tehdä annettavaksi ohjekansio, josta löytyvät niin yhteystiedot kuin tarvittavat materiaalit.

Alkukohtaamisessa kerrotaan tarkemmin tehtävistä, käydään läpi toiminnan vastuuhenkilöt sekä nimetään yhteyshenkilö. Vapaaehtoista auttaa myös toiminnan läpikäyminen ja roolien selkeyttäminen. Vapaaehtoiselle voi antaa myös oman ohjekansion, josta löytyvät yhteystiedot ja muut tarvittavat materiaalit.

Sopimus

Kertaluontoisissa tehtävissä sopimus vapaaehtoistehtävästä ei ole aina tarpeen, mutta yleisesti sopimus luo ymmärryksen tehtävän tarjoajan ja vapaaehtoisen välille. Sen on usein tarkoitus tuoda esiin yhteiset toimintatavat ja tehtävänkuvaus, kirjata ylös yhteystiedot sekä toimia salassapitositoumuksena. Sopimuksen sisältö vaihtelee yhdistyksen toiminnan mukaan. Siinä voidaan kirjata:

  • Yhdistyksen arvot ja toimintaperiaatteet
  • Yhdistyksen yhteystiedot
  • Yhteyshenkilön yhteystiedot
  • Vapaaehtoisen yhteystiedot
  • Vapaaehtoisen kiinnostuksen kohteet
  • Vapaaehtoisen tehtävänkuvaus
  • Ohjeita tehtäviin
  • Salassapitositoumus

Teksti: Paula Vihiniemi, 2020

[1] Kansalaisareenan, Kirkkohallituksen ja OK Siviksen teettämä tutkimus Vapaaehtoistyön tekeminen Suomessa, 2018 https://kansalaisareena.fi/wp-content/uploads/2018/05/Vapaaehtoistyo_tutkimusraportti-2018.pdf

Jaa somessa:
Takaisin sivun yläreunaan