Hyppää sisältöön

Tukeminen, koulutus ja palkitseminen

Motivointi ja sitouttaminen ovat vahvasti kytköksissä vapaaehtoisen tukemiseen. Ilman tukea, moni vapaaehtoinen ei jaksa jatkaa toimessa. Keinot tukemiseen vaihtelevat toimijasta ja toimialasta riippuen. Yleisimmin tuki muodostuu opastuksen, koulutuksen ja toiminnanohjauksen kautta sekä yhteydenpidon, positiivisen palautteen antamisen ja yhteisen tekemisen – kuten virkistystapahtumien – kautta. Vapaaehtoisen perehdyttäminen, kouluttaminen ja tukeminen on etenevä, osittain limittäinen prosessi, jossa oma osansa on perehdytysmateriaalilla, koulutuksilla ja vertaistapaamisilla.

Koulutukset ja virkistystapaamiset voivat toimia myös palkintoina. Vapaaehtoisen palkitseminen ja kiittäminen sisältää koko joukon motivointia, vastuun antoa, positiivisen palautteen antamista mutta myös mielipiteiden huomiointia sekä pieniä muistamisia ja palkintoja. Vapaaehtoinen otetaan huomioon ja hänelle annetaan aikaa. Hän saa kokemuksen siitä, että häntä arvostetaan.

Tuki muodostuu tunteesta, mutta myös tiedosta, että vapaaehtoinen ei ole yksin. Yksilöllisen tuen kautta hän voi saada henkilökohtaista ohjausta yhteydenpidon lisäksi. Toisaalta kollektiivisemman tuen kautta hän kokee itsensä osaksi isompaa yhteisöä, saa lisäkoulutusta, työnohjausta ja vertaistukea.

Koulutukset ja perehdytys

Koordinoi koulutus:
– perehdytys
– tehtäväkohtainen
– lisäkoulutus

Ei voi korostaa liiaksi, että vapaaehtoiset ovat mukana toiminnassa tavallisen ihmisen tiedoin ja taidoin. Usein vapaaehtoiset hakeutuvat tekemään tehtäviä, joita he uskovat osaavansa. Tässäkin tilanteessa koulutus antaa kuitenkin vapaaehtoiselle varmuutta ja itseluottamusta. Koulutus onkin myös tapa tukea vapaaehtoista.

Koulutusten sisältö riippuu toiminnasta. Käytännön toimintaohjeiden ja turvallisuusohjeiden lisäksi koulutus tuo vapaaehtoisille uusia taitoja. Uuden oppiminen toimii keskeisenä motivaatiotekijänä vapaaehtoiselle, ja koulutus koetaan usein palkitsevana. Koulutus myös sitouttaa ja siihen panostaminen kertoo vapaaehtoisille, että heidän panostaan arvostetaan.

Koulutukset ovat tyypillisesti lyhyitä päivän tai muutaman päivän kestäviä tilaisuuksia. Koulutusten tulee liittyä vapaaehtoistehtäviin, eikä niitä saa käyttää palkankorvikkeena. Koulutusten tarvetta suunnitellessa voi miettiä:

  • Tarvitaanko kaikissa toimissa koulutusta? Onko tehtäviä, joissa pärjää ilman koulutusta?
  • Millainen koulutustarve on? Tarvitaanko lisäkoulutuksia?
  • Kuka kouluttaa?
  • Voiko kouluttaa toiminnan ohessa?
  • Onko hyötyä/tarvetta isomman joukon kouluttamisesta kerralla?
  • Koulutus yksilöohjauksena?
  • Voiko tietyn koulutuksen järjestää säännöllisesti? Jos jää väliin, voi tulla seuraavalla kerralla paikalle.
  • Onko tarvetta koulutusten ketjuttamiselle? Perustaso, jatkotaso, lisätaso…
  • Onko ohjekansiota? Kuka tekee ja päivittää?
  • Ovatko toiminnan turvallisuusasiat nostettu esiin koulutuksissa?
  • Tarvitaanko ongelmatilanteita varten koulutusta?

Perehdytys koulutuksena

Alkuhaastattelu toimii monesti ensimmäisenä perehdytyksenä vapaaehtoisen tehtävään. Perehdytyksen tavoitteena on antaa vapaaehtoiselle valmiudet työskennellä tehtävässään ja yhteisössä turvallisella tavalla, tulla osaksi yhteisöä ja oppia tuntemaan vapaaehtoistoimensa, sen tavat ja siihen liittyvät odotukset. Myös vastuukysymykset käydään läpi. Perehdytyksen tavoitteena on myös se, että vapaaehtoinen tuntee olevansa tervetullut ja tärkeä osa yhteisöä. Perehdytyksen laajuus muotoutuu tapauskohtaisesti tehtävän, aiemman osaamisen, koulutuksen ja kokemuksen mukaan. Perehdytystä voi myös täydentää aina tarvittaessa ja uusiin tehtäviin siirryttäessä. Perehdytys antaa vapaaehtoiselle vastaukset kysymyksiin, mitä hän tekee ja miksi. Onnistuneessa perehdytyksessä vapaaehtoisella on selkeä kuva tehtävästään ja siitä mitä hänen panoksensa tarjoaa, yhdistyksestä ja toiminnasta – näin hän pääsee aloittamaan toimessa sujuvasti. Lisäksi hyvä perehdytys motivoi ja sitouttaa vapaaehtoista. Se kertoo, mitä hyvää vapaaehtoistoimen kautta saadaan aikaan ja mitä vapaaehtoinen voi tehdä.

Hyvä perehdytys toimii rohkaisijana sekä poistaa epävarmuutta.

Koordinaattorin toimenkuvaan kuuluu perehdytyksen sisällön miettiminen etukäteen. Perehdytys sisältää tietoa:

  • yhdistyksen arvoista ja toiminnasta
  • vapaaehtoistoiminnan yleisistä periaatteista
  • mitä kaikkea vapaaehtoiset tekevät yhdistyksessä
  • vapaaehtoisen roolista yhdistyksessä
  • mitä vapaaehtoistoiminnalla saavutetaan ja saadaan aikaan
  • vastuukysymyksistä
  • millaiset asiat eivät kuulu tehtävään
  • yhteystiedoista ja yhteyshenkilöistä

Perehdytyksen voi järjestää henkilökohtaisena koulutuksena, pienelle ryhmälle tai useiden toimijoiden yhteistyönä isommallekin ryhmälle. Perehdytys on usein lyhyt, illan tai päivän kestävä tai useita lyhyitä hetkiä toiminnan lomassa.

Ohjaus

Ohjaus ja tukeminen ovat tärkeä osa vapaaehtoisen kanssa toimittaessa. Vapaaehtoisen ohjaus on sekä toiminnan laadun varmistamista että vapaaehtoisen motivaation, jaksamisen ja kehittymisen tukemista. Siinä tärkeää on toiminnan tukeminen ja mahdollistaminen, ei niinkään johtaminen – tavoitteisiin pyritään yhdessä, rinta rinnan. Laimion ja Välimäen (2011) mukaan työnohjaus on vapaaehtoisen edunvalvontaa, henkistä työsuojelua ja oikeuksista kiinnipitämistä. Työnohjaus on erityisen tärkeää juuri vapaaehtoistyöntekijöille, koska heillä ei useinkaan ole ammattikoulutusta ja sen myötä kehittynyttä ammatti-identiteettiä tai työkokemusta tehtäväänsä.[1]

”Ohjauksessa anna aikaa, kuuntele, anna tilaa kysymyksille, purkakaa kokemuksia yhdessä.”

Vapaaehtoisten ohjaus voidaan järjestää monella eri tavalla. Ohjaus voi olla esimerkiksi ryhmämuotoista, vertaistuen muodossa, toimintaa tukevina ohjausistuntoina, henkilökohtaisena tukemisena sekä kannustamista ja palautteen antamista. Mitä ohjauksessa käsitellään? Olennaisimpina seikkoina esiin nousevat vapaaehtoisen käytännön toiminnassa heränneet kysymykset sekä kokemusten purkaminen. Lisäksi ohjauksessa voidaan käydä läpi ajankäyttöä ja tehtävissä jaksamista sekä perehdytystä toimintaan. Keskeistä on ajan antaminen vapaaehtoiselle ja hänen panoksensa arvostaminen. Ohjaukseen kuuluu myös yhteenkuuluvuuden tunteen tukeminen ja kasvattaminen – vapaaehtoisen näkeminen osana yhteisöä.

Vertaistapaamiset

Yksi tukemisen muoto ovat vertaistapaamiset, joihin kutsutaan vapaaehtoisia, jotka tekevät samoja vapaaehtoistoiminnan muotoja. Vertaistuen merkitys on vapaaehtoisille tärkeä. Vertaistapaamisissa käsitellään kokemuksia ja toimintaa ohjatusti tai vapaamuotoisesti. Tyypillisesti vertaistapaamisessa tutustutaan toisiin vapaaehtoisiin, ryhmäydytään, annetaan koulutusta ja puretaan kokemuksia.

Muita keinoja

Tuen keinot ovat samoja kuin motivoinnin ja sitouttamisen keinot. Kun tuki viestitään hyvin, lisääntyy vapaaehtoisen onnistumisen ja autonomian tunne. Myönteisellä palautteella on siis oma merkityksellinen paikkansa tuen osoittamisessa vapaaehtoiselle.

Ulkoista motivaatiota palkitsemissa ei pidä väheksyä, vaikka sisäinen motivaatio kannattelee tutkitusti pidempään. Pienet tavaralahjat (mainoslahjatyyppiset lahjat) voivat olla verovapaita. Satunnaisesti tarjottu ateria tai kahvi voi ilahduttaa. Ylipäätään pienet muistamiset ja huomioon ottaminen palkitsevat ja tuovat hyvän mielen. Myös vastuun antaminen ja suunnitteluun mukaan ottaminen toimivat palkitsemisena. Henkilökunnan tuki ja opastus auttaa vapaaehtoisia jaksamaan ja hyvä toimintailmapiiri on palkitsevaa. Näihin kannattakin kiinnittää huomiota.

Vinkkejä tukemiseen ja palkitsemiseen

Pidä yhteyttä vapaaehtoisiin
Kysy kuulumisia, anna mahdollisuus antaa palautetta
Osoita kiinnostusta vapaaehtoista ja hänen toimintaansa kohtaan
Järjestä koulutusta
Anna vastuuta
Anna mahdollisuus osallistua toiminnan suunnitteluun
Pyri luomaan hyvä ja vastavuoroinen ilmapiiri
Järjestä yhteisiä tapaamisia toisten vapaaehtoisten kanssa
Järjestä toiminnan ohjausta ja lisäkoulutusta
Tue vapaaehtoista, jos hänellä on tarvetta vaihtaa tehtävää tai pitää taukoa
Seuraa, ettei vapaaehtoinen uuvuta itseään
Viesti avoimesti
Anna positiivista palautetta
Kannusta ja kiitä

Ongelmatilanteet

Jos ongelmatilanteita tulee, tulee ne käydä läpi niin, että osallisille jää selkeä kuva, miten toimitaan. Esimerkiksi vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt voidaan kerrata ja varmistaa, että vapaaehtoinen on ymmärtänyt ne. Kaikkia toiminnan parissa olevia tulee kohdella hyvin ja yhdenmukaisesti, sopimatonta ja/tai asiatonta käytöstä ei tule suvaita. Jos joku työntekijä tai toinen vapaaehtoinen vaikuttaa käytöksellään negatiivisesti vapaaehtoisen toimiin, ja sitä kautta haluun toimia vapaaehtoisena, täytyy asia aina selvittää kyseisten henkilöiden kanssa. Myös jos vapaaehtoisen oma käytös on asiatonta muita toiminnan parissa olevia kohtaan, täytyy asia nostaa esiin ja varmistaa, että vapaaehtoinen ymmärtää, millaista käytöstä toimessa odotetaan. Vapaaehtoisella voi olla ongelmana myös se, että tehtäviä voi olla liikaa tai liian vähän, tai hän ei ole kaikkea täysin ymmärtänyt ja kaipaisi enemmän tukea ja opastusta.

Useimmiten ongelmatilanteet selviävät puhumalla, käymällä avoimesti läpi toimintaperiaatteet, tavat ja arvot. Epäselviä, hämäriä harmaita alueita ei saisi jäädä. Kaikkien pitää olla toiminnassa niin sanotusti samalla sivulla ja ymmärtää käytännöt. Joskus vapaaehtoiselle voidaan joutua kertomaan, että hän ei voi jatkaa yhdistyksen toiminnan parissa. Hänet voi ohjata muunlaiseen vapaaehtoistoimintaan, jos mahdollista.


Teksti: Paula Vihiniemi, 2020

[1] Laimio, Anne ja Välimäki, Sari: Vapaaehtoistoiminta KEHITTYY, 2011.

Jaa somessa:
Takaisin sivun yläreunaan