Vapaaehtoistyö.fi-palvelun juuret ulottuvat vuoteen 2015, jolloin Kirkkopalvelut ry lanseerasi sen ensimmäisen version. Palvelu tarjosi vapaaehtoistehtävien tarjoajille vapaaehtoistoiminnan organisointia helpottavan vapaaehtoisten rekisterin, mutta sen käytettävyydessä oli parantamisen varaa. Sama koski (vapaaehtoisten näkökulmasta) tehtävien etsimistä ja niihin hakemista.
Kansalaisareena aloitti OP Ryhmältä lahjoituksena saadun Hiiop100.fi-palvelun ylläpidon tammikuussa 2019. Hiiop100.fi-palvelun tehtävien tarjoajat olivat pääsääntöisesti järjestöjä ja yhdistyksiä. Palvelu oli helppokäyttöinen, mutta se ei tuottanut tilastotietoa käyttäjistä tai toiminnan laajuudesta. Syksyllä 2019 Kirkkopalvelut ry ja Kansalaisareena ry aloittivat yhteistyön, jonka tarkoituksena oli luoda uusi ja parempi verkkopalvelu, joka tuo eri toimijoiden tehtävät yhdelle vapaaehtoistyön alustalle.
Kun lähdimme suunnittelemaan uutta palvelua, päädyimme pitämään Vapaaehtoistyö.fi-domainin sen näkyvyysarvon takia. Nimeä lukuun ottamatta aloitimme uuden palvelun suunnittelun täysin tyhjältä pöydältä. Onneksi apunamme oli Vere Oy:n palvelumuotoilun asiantuntija Daniel-José Hänninen. Kehitystiimin muut jäsenet olivat Kirkkopalvelujen Anna Kähkönen, Elisa Huuhka, Ilkka Kalmanlehto ja Terhi Haapiainen sekä Kansalaisareenan Satu Puolitaival.
Mistä aloitetaan, kun verkkosivuston luominen ei ole ihan jokapäiväistä arkea? Kyselyiden avulla saimme tietoa siitä, mitä käyttäjät arvostavat ja kaipaavat. Kansalaisareenan, Opintokeskus Siviksen ja Kirkkohallituksen vuonna 2018 Taloustutkimuksella teettämä tutkimus suomalaisten tekemästä vapaaehtoistyöstä antoi meille pohjan asiakaspersoonien ja asiakaspolkujen luomiseen. Danielin sanoin:
– [Ensimmäisen] vaiheen tarkoituksena oli saada empaattinen käsitys uuden palvelun keskeisistä asiakkaista, jotta palvelu vastaa asiakkaiden tarpeisiin. Tässä vaiheessa kehitystyötä luotiin myös alustava visio palvelulle ”Auttamalla toisiamme Suomi on parempi paikka kaikille”, joka säilyi mukana aina [palvelun] julkaisuun asti.
Vilmat ja Tainat
Palvelumuotoilussa puhutaan asiakaspersoonista ja asiakaspoluista, vaikka itselleni termi ”käyttäjäpersoona” olisi jotenkin kuulostanut paremmalta. Keitä nämä ”asiakkaat” sitten ovat? Päädyimme siihen, että palvelullamme on kolme eri asiakaspersoonaa: vapaaehtoinen, ilmaista perusversiota käyttävä tehtävien tarjoaja sekä maksullista laajaa versiota käyttävä tehtävien tarjoaja. Tuttavallisesti heidän nimikseen muodostuivat hyvin nopeasti Vilma Vapaaehtoinen ja Taina Tehtäväntarjoaja.
Asiakaspersoonien tarkoitus on kuvastaa palvelun stereotyyppistä käyttäjää, joten tutkimustulosten perusteella Vilma on suhteellisen korkeasti koulutettu keski-ikäinen tai keski-iän ohittanut nainen. Vilma on huolestunut maailman menosta ja haluaa tehdä osansa, nyt kun lapsetkin ovat jo muuttaneet kotoa. Taina on joko noin kolmekymppinen ja melko uusi työssään tai jo vanhempi konkari, joka tietää mitä haluaa. Asiakaspersoonilla ei ole tarkoitus karrikoida käyttäjiä, vaan auttaa kehitystiimiä astumaan käyttäjien saappaisiin. Tästä syystä puhuimme heti alusta alkaen Vilmoista ja Tainoista ja omaksuimme heidän demografiansa ja fiktiivisen ajatusmaailmansa.
Asiakaspolkujen tarkoitus on kuvata, miten käyttäjä toimii ja päätyy verkkosivuillemme. Vilma Vapaaehtoisen asiakaspolku alkoi siitä, että hän juttelee itseään askarruttavasta asiasta työkaverin tai ystävän kanssa. Hän päättää etsiä Googlesta tietoa vaikuttamismahdollisuuksista. Hän päätyy Vapaaehtoistyö.fi-verkkopalveluun ja tarkastelee etusivua. Hän haluaa heti etusivulla nähdä, miten hän voi osallistua ja mitä verkkopalvelu tarjoaa hänelle. Vilma haluaa etsiä itselleen merkityksellisiä vapaaehtoistehtäviä omalla paikkakunnallaan. Vilma löytää sopivan tehtävän ja ilmoittautuu siihen helposti ilman rekisteröitymistä.
Taina Tehtäväntarjoaja pohtii, miten saisi uusia vapaaehtoisia organisaationsa toimintaan. Taina toimii vapaaehtoistoiminnan koordinaattorina vain osa-aikaisesti, joten hänellä ei ole suurta aikaresurssia ilmoittaa tehtävistään usealla välitysalustalla. Hän kuulee kollegaltaan vinkin, että Vapaaehtoistyö.fi-sivusto tavoittaa vapaaehtoisia valtakunnallisesti. Palveluun rekisteröityminen ja tehtävien ilmoittaminen on helppoa. Taina saapuu Vapaaehtoistyö.fi-sivustolle ja huomaa heti ylänavigaatiossa ”Ilmoita tehtävä” -linkin. Hän klikkaa linkkiä ja pääsee rekisteröimään organisaationsa palvelun perusversion tai laajan version käyttäjäksi. Rekisteröidyttyään Taina voi nopeasti ja helposti ilmoittaa visuaalisesti houkuttelevia tehtäviä parissa minuutissa.
Siis mitä? Piirrämme verkkosivun käsin?
Seuraava vaihe oli piirtää asiakaspolkujen mukainen käyttökokemus rautalankamalliksi. Käsin. Fläppitauluille ja Post It -lapuille. Piirtäminen ei koskaan ole ollut vahvuuteni, joten olin hieman epävarma tästä osasta kehitystä. Onneksi Danielin esimerkin kautta huomasimme nopeasti, että kyseessä ei ollut taidekilpailu, vaan informatiivisten kuvauksien luominen.
– Rautalankamenetelmässä keskeinen ajatus on kuvata tulevan digipalvelun sisältö näyttökuva kerrallaan esimerkiksi käsin piirtämällä. Keskeistä ei ole luoda visuaalisesti viimeistelty kokonaisuus, vaan enemmänkin hahmotella kunkin sivun keskeiset elementit ja niiden hierarkia. Toteutimme harjoituksen ryhmän kesken ja koko ryhmä pääsi osallistumaan rautalangan tekoon, kertoo Daniel.
Valmiit rautalankamallit palvelun eri sivuista luotiin Terhin toimesta digitaaliseen muotoon, ja pääsimme testaamaan visiomme toimivuutta vapaaehtoisten testaajien käsissä. Suurimmaksi osaksi saamamme palaute oli positiivista ja epäkohdat korjasimme rautalankamallin digitaalisessa versiossa.
– Lopuksi rautalangat visualisointiin visuaalisen suunnittelijan toimesta ja olimme valmiita tekniseen toteutukseen. Palvelu julkaistiin syyskuussa 2020 ja se pohjautuu edelleen samoihin konseptointivaiheessa tehtyihin rautalankamalleihin, toteaa Daniel.
Marsut
Koko kehitystyön ajan Tainojen mukana puheissamme kulkivat fiktiivinen paikallisyhdistys Espoon Marsut ry ja valtakunnallinen järjestö Suomen Marsut ry. Kun verkkopalvelun testiversio julkaistiin, pääsimme testaaman sen toimintoja. Loimme tietenkin heti testiorganisaatiot edellä mainituilla nimillä. Yksi kehityspäiviemme suurimpia ilonaiheita oli marsuyhdistysten tehtävien luominen. Halusimme testitehtävissä kuvastaa ilmoitusten hyviä käytänteitä ja muutenkin tehdä asiallisia tehtäväilmoituksia – pilke silmäkulmassa.
Näin syntyivät mm. tehtävät ”Vapaaehtoiseksi marsuhippatuomariksi!”, ”Vapaaehtoiseksi löytömarsujen peli-iltoihin” ja ”Tule vapaaehtoiseksi löytömarsujen kylvettäjäksi!”. Marsuhippatuomaritehtävä on mainio esimerkki hyvästä vapaaehtoistehtäväilmoituksesta:
TESTITEHTÄVÄ: Vapaaehtoiseksi marsuhippatuomariksi!
Kuvaus
Marsut rakastavat hippaleikkejä! Tule vapaaehtoiseksi hippatuomariksi Espoon Marsujen kerhotalolle iltaisin klo 18–20. Tuomarina varmistat turvallisen hippailun ja autat väärinkäsitystilanteissa.
Tämä tehtävä vaatii hippaperehdytyksen, koska marsujen hipat ovat ajoittain todella kilpailuhenkisiä. Seuraava etäkoulutuksemme on 3.10. klo 18–20. Ilmoittaudu 3.10. vuoroon ja lähetämme sinulle webinaarilinkin!
Perehdytykseen osallistuminen ei sitouta sinua mihinkään! Muista, että vapaaehtoisuudesta saat aina työtodistuksen.
Ilmoituksessa kerrotaan missä, milloin ja miksi. Kerrotaan, mitä vapaaehtoiselta vaaditaan ja pitääkö tehtävään sitoutua. Mainitaan myös mahdollisuus saada työtodistus. Kuva ja huumori ovat myös aina paikallaan!
Tule mukaan!
Olet sitten Vilma tai Ville, Taina tai Tarmo, ota valtakunnallinen vapaaehtoistehtävien välityspalvelu Vapaaehtoistyö.fi käyttöösi! Kehitämme palvelua jatkuvasti koodareidemme kanssa ja vastaamme ketterästi kehityspyyntöihin ja -tarpeisiin. Mainostamme tehtäviä sosiaalisessa mediassa, tuotamme tilastotietoa vapaaehtoistoiminnasta eri organisaatioissa ja paikkakunnilla, teemme kattavia kyselyitä ja järjestämme maksuttomia koulutuksia ja esittelyitä.
Kysymyksiä? Ota yhteyttä: asiakaspalvelu@vapaaehtoistyo.fi
Teksti: Satu Puolitaival
projektisuunnittelija, Vapaaehtoistyö.fi