Dataskyddsbeskrivning för medlemsregistret
Dataskyddsbeskrivning för deltagarregistret
Dataskyddsbeskrivning för registret över de frivilliga och de förtroendevalda
Dataskyddsbeskrivning för arbetssökanderegistret
Dataskyddsbeskrivning för medlemsregistret
1.Allmän information
Personuppgiftsansvarig:
Medborgararenan rf (FO-nummer 0972562-2)
Sturegatan 11
00510 Helsingfors
Kontaktperson:
Marjo Salmela
marjo.salmela@kansalaisareena.fi
044 972 0754
2. Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Registrerade är personer, som har blivit medlemmar i Medborgararenan, och personer, som fungerar som kontaktpersoner för medlemskap i Medborgararenans medlemssamfund. Rättsliga grunder för behandlingen av personuppgifter är iakttatagandet av de skyldigheter som föreskrivs i föreningslagen samt det avtalsenliga behovet av att genomföra medlemskapet i de registrerade.
Personuppgifter används för:
- information om föreningens möten och andra medlemsmöten
- fakturering av medlemsavgifter
- evenemangsinbjudan och opinionsundersökningar
- kontakt i anslutning till frivilligverksamhetens samhälleliga påverkansverksamhet
3. Registrets datainnehåll och förvaringstider
Uppgifter samlas in hos den registrerade själv via en webblankett, per e-post eller via en pappersblankett.
Registret kan innehålla följande personuppgifter:
- personmedlemmens namn och kontaktuppgifter: telefonnummer, e-postadress, adress och hemort
- medlemssamfundets namn och adress samt medlemssamfundets kontaktpersonens namn, e-postadress och telefonnummer
- faktureringsuppgifter samt betalade/obetalade medlemsavgifter
Uppgifter om en medlem som har avgått eller avskedats, utesluts från registret, när avgången/avskedningen har godkänts av Medborgararenans styrelsemöte.
4. Utlämning och överföring av personuppgifter
Vår behandling av personuppgifter sköts av revisionsbyrån Aallon Helsinki. Uppgifter lämnas i regel inte ut till andra utomstående aktörer. Uppgifter kan överlämnas till den del som kommits överens med den registrerade.
Uppgifter kan överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet endast enligt de grunder som dataskyddslagstiftningen förutsätter till exempel när tjänstetillhandahållare behandlar personuppgifter för Medborgararenans räkning.
5. Skyddsprinciper för registret
Registret behandlas med noggrannhet och de behandlade uppgifterna skyddas på ett behörigt sätt. Vi ser till, att de lagrade uppgifterna samt servrarnas behörigheter och andra personuppgifter behandlas konfidentiellt, och alla som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.
Vi använder följande skyddsåtgärder för att säkerställa tryggheten vid behandlingen av personuppgifter:
- Tillgång till det digitala materialet fordrar användning av ett personligt användarnamn och lösenord. Systemen är även skyddade med brandvägg och med andra tekniska medel.
- Tillgång till uppgifterna och rätt att använda dem har endast vissa anställda hos den personuppgiftsansvarige vars arbetsbeskrivning omfattar behandling av personuppgifter, samt hos vissa personuppgiftsbiträden som bemyndigats genom avtal
- materialet i pappersformat bevaras omsorgsfullt och förstörs på ett informationssäkert sätt efter att man har överfört uppgifterna till de digitala systemen
- personalen, som är berättigad att behandla personuppgifter, har instruerats att agera rätt i dataskyddsärenden
- av det digitala materialet tas säkerhetskopior regelbundet
6. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att:
- kontrollera de i registret sparade uppgifter som gäller henne/honom och begära att en möjlig felaktig uppgift rättas och en bristfällig uppgift kompletteras
- få en sammanfattning av sina uppgifter inom en månad då hon/han har lämnat in en begäran samt flytta uppgifter från ett system till ett annat
- återkalla sitt samtycke, som behandlingen av uppgifterna har baserat sig på och begära den personuppgiftsansvarige att ta bort uppgifter ur sina system, som gäller den registrerade
- få en anmälan om en dataskyddskränkning, ifall kränkningen sannolikt kommer att förorsaka en stor risk för individens rättigheter och friheter
- begära att begränsa behandlingen av uppgifter som gäller henne/honom själv eller förbjuda helt behandlingen av sina uppgifter i vissa situationer
- lämna klagomål till dataombudsmannen, ifall den registrerade upplever, att man vid behandlingen av personuppgifter har brutit mot gällande dataskyddslagstiftning
7. Kontakt
Ifall du vill tillämpa dina rättigheter eller du har frågor angående behandlingen av personuppgifter, ber vi dig att ta kontakt per e-post med kontaktpersonen nämnd i punkt 1 i registret. Vi kan överlämna uppgifter ur registret endast till de registrerade, vars identitet vi kan bekräfta.
Dataskyddsbeskrivning för deltagarregistret
1.Allmän information
Personuppgiftsansvarig:
Medborgararenan rf (FO-nummer 0972562-2)
Sturegatan 11
00510 Helsingfors
Kontaktperson:
Marjo Salmela
marjo.salmela@kansalaisareena.fi
044 972 0754
2. Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Registrerade är personer, som har anmält sig som deltagare i något evenemang, som Medborgararenan har arrangerat. Rättslig grund för behandlingen av personuppgifter är ett avtalsenligt behov att genomföra personens deltagande i evenemanget. Angående känsliga uppgifter (diet, rörelsebegränsningar samt behov av tolk eller personligt stöd) är den rättsliga grunden personens eget samtycke.
Personuppgifter används för:
- information om evenemang
- beställning av service för den registrerade angående ett evenemang
- fakturering av deltagaravgifter, ifall ett evenemang har en deltagaravgift
3. Registrets datainnehåll och förvaringstider
Uppgifterna samlas in av den registrerade själv via en webblanket eller per e-post.
Registret kan innehålla följande personuppgifter:
- personens namn och kontaktuppgifter: telefonnummer, e-postadress och bosättningsort
- personens bakgrundsgemenskap
- personens ålder
- personens diet, rörelsebegränsningar samt behov av tolk eller annat personligt stöd
- faktureringsuppgifter samt betalda/obetalda deltagaravgifter
Uppgifter som blivit onödiga för sitt ändamål, föråldrade uppgifter eller uppgifter, som inte längre har någon grund för behandling, avidentifieras eller avlägsnas dataskyddsenligt. I regel avlägsnas och avidentifieras uppgifterna efter evenemanget, dock senast inom ett år från det att evenemanget avslutades.
4. Utlämning och överföring av personuppgifter
Vår behandling av personuppgifter sköts av revisionsbyrån Aallon Helsinki. Uppgifter lämnas i regel inte ut till andra utomstående aktörer. Uppgifter kan överlämnas till den del, som kommits överens med den registrerade.
Uppgifter kan överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet endast enligt de grunder som dataskyddslagstiftningen förutsätter till exempel när tjänstetillhandahållare behandlar personuppgifter för Medborgararenans räkning.
5. Skyddsprinciper för registret
Registret behandlas med noggrannhet och de behandlade uppgifterna skyddas på ett behörigt sätt. Vi ser till, att de lagrade uppgifterna samt servrarnas behörigheter och andra personuppgifter behandlas konfidentiellt, och alla som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.
Vi använder följande skyddsåtgärder för att säkerställa tryggheten vid behandlingen av personuppgifter:
- Tillgång till det digitala materialet fordrar användning av ett personligt användarnamn och lösenord. Systemen är även skyddade med brandvägg och med andra tekniska medel.
- Tillgång till uppgifterna och rätt att använda dem har endast vissa anställda hos den personuppgiftsansvarige vars arbetsbeskrivning omfattar behandling av personuppgifter, samt hos vissa personuppgiftsbiträden som bemyndigats genom avtal
- materialet i pappersformat bevaras omsorgsfullt och förstörs på ett informationssäkert sätt efter att man har överfört uppgifterna till de digitala systemen
- personalen, som är berättigad att behandla personuppgifter, har instruerats att agera rätt i dataskyddsärenden
- av det digitala materialet tas säkerhetskopior regelbundet
6. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att:
- kontrollera de i registret sparade uppgifter som gäller henne/honom och begära att en möjlig felaktig uppgift rättas och en bristfällig uppgift kompletteras
- få en sammanfattning av sina uppgifter inom en månad då hon/han har lämnat in en begäran samt flytta uppgifter från ett system till ett annat
- återkalla sitt samtycke, som behandlingen av uppgifterna har baserat sig på och begära den personuppgiftsansvarige att ta bort uppgifter ur sina system, som gäller den registrerade
- få en anmälan om en dataskyddskränkning, ifall kränkningen sannolikt kommer att förorsaka en stor risk för individens rättigheter och friheter
- begära att begränsa behandlingen av uppgifter som gäller henne/honom själv eller förbjuda helt behandlingen av sina uppgifter i vissa situationer
- lämna klagomål till dataombudsmannen, ifall den registrerade upplever, att man vid behandlingen av personuppgifter har brutit mot gällande dataskyddslagstiftning
7. Kontakt
Ifall du vill tillämpa dina rättigheter eller du har frågor angående behandlingen av personuppgifter, ber vi dig att ta kontakt per e-post med kontaktpersonen nämnd i punkt 1 i registret. Vi kan överlämna uppgifter ur registret endast till de registrerade, vars identitet vi kan bekräfta.
Dataskyddsbeskrivning för registret över de frivilliga och de förtroendevalda
1. Allmän information
Personuppgiftsansvarig:
Medborgararenan rf (FO-nummer 0972562-2)
Sturegatan 11
00510 Helsingfors
Kontaktperson:
Marjo Salmela
marjo.salmela@kansalaisareena.fi
044 972 0754
2. Ändamål med och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Registrerade är personer, som fungerar som frivilliga på Medborgararenan eller de, som har uttryckt sitt intresse för Medborgararenans frivilligverksamhet samt förtroendevalda, som valts till Medborgararenans styrelse. De rättsliga grunderna för behandlingen av personuppgifter är för de förtroendevaldas del förpliktelser baserade på förenings- och bokföringslagen samt för de frivilligas del de registrerades eget samtycke.
Personuppgifter används för:
- överenskommande av frivilliguppgifter och annan kontakt angående frivillighet
- säkerställande och utveckling av frivilligverksamhetens kvalitet
- uppföljning, analys och statistikföring av frivilligverksamhet
- upprättande av intyg över frivilligverksamhet
- inbjudningar till evenemang och opinionsundersökningar
- föreningens administration
- kostnadsersättningar
3. Registrets datainnehåll och förvaringstider
Uppgifterna samlas in av den registrerade själv via en webblanket, en pappersblankett, per e-post eller i olika möten.
Registret kan innehålla följande personuppgifter:
- personens namn och kontaktuppgifter: telefonnummer, e-postadress, adress, födelsedatum
- personens utbildnings- och yrkesbakgrund
- frivilliga uppgifter som personen är intresserad av samt överenskomna och utförda frivilliga uppgifter och förtroendeuppgifter
- övriga uppgifter som personen lämnat
- personbeteckning för förtroendevalda
Personuppgifter lagras endast så länge som det är nödvändigt med tanke på ändamålen med behandlingen av personuppgifter. Uppgifterna uppdateras och deras tidsenlighet kontrolleras med regelbundna mellanrum. Vid granskningen avlägsnas alla oanvända och föråldrade uppgifter.
4. Utlämning och överföring av personuppgifter
Vår behandling av personuppgifter sköts av revisionsbyrån Aallon Helsinki. Uppgifter lämnas i regel inte ut till andra utomstående aktörer. Uppgifter kan överlämnas till den del som kommits överens med den registrerade.
Uppgifter kan överföras utanför Europeiska unionen eller europeiska ekonomiska samarbetsområdet endast enligt de grunder som dataskyddslagstiftningen förutsätter till exempel när tjänstetillhandahållare behandlar personuppgifter för Medborgararenans räkning.
5. Skyddsprinciper för registret
Registret behandlas med noggrannhet och de behandlade uppgifterna skyddas på ett behörigt sätt. Vi ser till, att de lagrade uppgifterna samt servrarnas behörigheter och andra personuppgifter behandlas konfidentiellt, och alla som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.
Vi använder följande skyddsåtgärder för att säkerställa tryggheten vid behandlingen av personuppgifter:
- Tillgång till det digitala materialet fordrar användning av ett personligt användarnamn och lösenord. Systemen är även skyddade med brandvägg och med andra tekniska medel.
- Tillgång till uppgifterna och rätt att använda dem har endast vissa anställda hos den personuppgiftsansvarige vars arbetsbeskrivning omfattar behandling av personuppgifter, samt hos vissa personuppgiftsbiträden som bemyndigats genom avtal
- materialet i pappersformat bevaras omsorgsfullt och förstörs på ett informationssäkert sätt efter att man har överfört uppgifterna till de digitala systemen
- personalen, som är berättigad att behandla personuppgifter, har instruerats att agera rätt i dataskyddsärenden
- av det digitala materialet tas säkerhetskopior regelbundet
6. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att:
- kontrollera de i registret sparade uppgifter som gäller henne/honom och begära att en möjlig felaktig uppgift rättas och en bristfällig uppgift kompletteras
- få en sammanfattning av sina uppgifter inom en månad då hon/han har lämnat in en begäran samt flytta uppgifter från ett system till ett annat
- återkalla sitt samtycke, som behandlingen av uppgifterna har baserat sig på och begära den personuppgiftsansvarige att ta bort uppgifter ur sina system, som gäller den registrerade
- få en anmälan om en dataskyddskränkning, ifall kränkningen sannolikt kommer att förorsaka en stor risk för individens rättigheter och friheter
- begära att begränsa behandlingen av uppgifter som gäller henne/honom själv eller förbjuda helt behandlingen av sina uppgifter i vissa situationer
- lämna klagomål till dataombudsmannen, ifall den registrerade upplever, att man vid behandlingen av personuppgifter har brutit mot gällande dataskyddslagstiftning
7. Kontakt
Ifall du vill tillämpa dina rättigheter eller du har frågor angående behandlingen av personuppgifter, ber vi dig att ta kontakt per e-post med kontaktpersonen nämnd i punkt 1 i registret. Vi kan överlämna uppgifter ur registret endast till de registrerade, vars identitet vi kan bekräfta.
Dataskyddsbeskrivning för arbetssökanderegistret
1. Allmän information
Personuppgiftsansvarig:
Medborgararenan rf (FO-nummer 0972562-2)
Sturegatan 11
00510 Helsingfors
Kontaktperson:
Elina Varjonen
elina.varjonen@kansalaisareena.fi
044 240 0051
2. Ändamål och rättslig grund för behandling av personuppgifter
Registrerade är personer som har sökt arbete, sökt till arbetsprövning eller till praktik på Medborgararenan antingen genom platsannons eller öppen ansökan.
Grund för behandling av personuppgifter är Medborgararenans legitima intresse, som baserar sig på ett sakligt samband mellan Medborgararenan och den registrerade när den registrerade söker jobb på Medborgararenan.
Personuppgifter används för:
- förverkligande och administrering av rekryteringsåtgärder
- behandling av ansökan
- bedömning av arbetssökandens lämplighet
- kontakt i anslutning till arbetssökning och rekrytering
3. Registrets datainnehåll och förvaringstider
Uppgifterna samlas i princip in direkt från de registrerade på basis av ansökan de själva har skickat.
Medborgararenan kan inom lagens gränser få uppgifter om den registrerade även ur andra källor. Ifall uppgifter samlas in ur andra källor än den arbetssökande, ber man till det i regel alltid den registrerades samtycke. Sådana här andra källor är till exempel persons- och lämplighetsbedömningar, vilka har beställts av utomstående vid behov.
I registret antecknas endast sådana personuppgifter, som behövs för att genomföra ovannämnda användningsändamål.
Registret kan innehålla bl.a. följande personuppgifter:
- hela namnet och kontaktuppgifter (bl.a. telefonnummer, e-postadress, gatuadress, postnummer, postort)
- identifieringsuppgifter (bl.a. födelseår, personbeteckning och kön)
- utbildningsuppgifter (bl.a. namnet på läroanstalt, examensbenämning och längden på studier)
- uppgifter om arbetserfarenhet (bl.a. arbetsgivaruppgifter, yrkesställning, längden på anställningsförhållande)
- språkkunskaper
- uppgifter om eventuella persons- och lämplighetsbedömningar
- den sökta arbetsplatsen
- andra uppgifter som arbetssökanden har gett i sin ansökan och meritförteckning
Personuppgifter lagras endast så länge som det är nödvändigt med tanke på ändamålen med behandlingen av personuppgifter. Uppgifterna uppdateras och deras tidsenlighet kontrolleras med regelbundna mellanrum. Vid granskningen avlägsnas alla oanvända och föråldrade uppgifter.
Förvaringstiden av uppgifter kan variera mellan datagrupperna och Medborgararenan kan ha skyldigheter på basis av lagstiftningen att bevara vissa uppgifter, vilket innebär att exakta raderingstider och praxis för radering varierar. Föråldrade och onödiga uppgifter strävar man dock alltid efter att radera utan obefogat dröjsmål.
4. Utlämning och överföring av personuppgifter
Vår behandling av personuppgifter sköts av revisionsbyrån Aallon Helsinki. Uppgifter lämnas i regel inte ut till andra utomstående aktörer. Uppgifter kan överlämnas till den del, som kommits överens med den registrerade.
Uppgifter kan överföras utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet endast enligt de grunder som dataskyddslagstiftningen förutsätter till exempel när tjänstetillhandahållare behandlar personuppgifter för Medborgararenans räkning.
5. Skyddsprinciper för registret
Registret behandlas med noggrannhet och de behandlade uppgifterna skyddas på ett behörigt sätt. Vi ser till, att de lagrade uppgifterna samt servrarnas behörigheter och andra personuppgifter behandlas konfidentiellt, och alla som behandlar personuppgifter har tystnadsplikt.
Vi använder följande skyddsåtgärder för att säkerställa tryggheten vid behandlingen av personuppgifter:
- Tillgång till det digitala materialet fordrar användning av ett personligt användarnamn och lösenord. Systemen är även skyddade med brandvägg och med andra tekniska medel.
- Tillgång till uppgifterna och rätt att använda dem har endast vissa anställda hos den personuppgiftsansvarige vars arbetsbeskrivning omfattar behandling av personuppgifter (arbetsavtal, företagshälsovård, förmansuppgifter) samt hos vissa personuppgiftsbiträden som bemyndigats genom avtal
- personalen, som är berättigad att behandla personuppgifter, har blivit instruerade att agera rätt i dataskyddsärenden
- det manuella materialet förvaras omsorgsfullt och förstörs dataskyddsenligt efter att man har överfört uppgifterna till digitala system
- det digitala materialet säkerhetskopieras regelbundet
6. Den registrerades rättigheter
Den registrerade har rätt att:
- kontrollera de i registret sparade uppgifter som gäller henne/honom och begära att en möjlig felaktig uppgift rättas och en bristfällig uppgift kompletteras
- få en sammanfattning av sina uppgifter inom en månad då hon/han har lämnat in en begäran samt flytta uppgifter från ett system till ett annat
- återkalla sitt samtycke, som behandlingen av uppgifterna har baserat sig på och begära den personuppgiftsansvarige att ta bort uppgifter ur sina system, som gäller den registrerade
- få en anmälan om en dataskyddskränkning, ifall kränkningen sannolikt kommer att förorsaka en stor risk för individens rättigheter och friheter
- begära att begränsa behandlingen av uppgifter som gäller henne/honom själv eller förbjuda helt behandlingen av sina uppgifter i vissa situationer
- lämna klagomål till dataombudsmannen, ifall den registrerade upplever, att man vid behandlingen av personuppgifter har brutit mot gällande dataskyddslagstiftning
Den personuppgiftsansvarige får vägra att tillmötesgå en begäran om invändning eller avregistrering endast på de grunder som anges i lagen. Ifall den personuppgiftsansvarige inte går med på den registrerades krav, har den registrerade rätt att anföra en klagan till dataskyddsombudsmannen. Den registrerade har även rätt att kräva, att behandlingen av omstridda uppgifter begränsas tills det man har löst ärendet.
7. Kontakt
Ifall du vill tillämpa dina rättigheter eller du har frågor angående behandlingen av personuppgifter, ber vi dig att ta kontakt per e-post med kontaktpersonen nämnd i punkt 1 i registret. Vi kan överlämna uppgifter ur registret endast till de registrerade, vars identitet vi kan bekräfta.