Tietosuojaseloste - Kansalaisareena

Evästeet

Verkkosivustolla käytetään vain verkkosivuston toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä. Välttämättömien evästeiden avulla varmistetaan verkkopalvelun tekninen toimivuus, eikä niitä käytetä muihin tarkoituksiin. Verkkosivuilla liikennöidään aina suojatulla yhteydellä (HTTPS).

Kansalaisareenan verkkosivusto ei kerää eikä tallenna käyttäjistä ilman käyttäjän suostumusta sähköpostiosoitteita tai mitään muita henkilökohtaisia tai tunnistettavia tietoja.

Upotetut sisällöt

Verkkopalvelussamme olevat kolmannen osapuolen ylläpitämät liitännäiset latautuvat palveluiden omilta palvelimilta. Kolmannen osapuolen tarjoamiin palveluihin tai kolmannen osapuolen välittämiin sovelluksiin sovelletaan kyseisen kolmannen osapuolen omia käyttö- ja muita ehtoja.

Muutamille verkkopalvelumme sivuille on upotettu sisältöjä esimerkiksi YouTube-, Sutori- ja Padlet-palveluista. Nämä palvelut voivat asettaa sivuillemme evästeitä, kun vierailija lataa kyseisen sivun tai napsauttaa upotetun sisällön toimintopainiketta. Palvelut keräävät evästeiden avulla tietoa myös upotettujen sisältöjen katseluista tilastoihinsa.

Youtube

Verkkopalvelussa on upotettujen YouTube-videoiden osalta käytössä nocookie-ratkaisu, mikä kuitenkin tarkoittaa sitä, että käyttäjätietoa siirtyy YouTube-palveluun kun videota katsotaan.

Statistiikka

Verkkosivustolla on käytössä statistiikka. Statistiikka ei käytä evästeitä, eikä dataa välitetä kolmannelle osapuolelle, eikä yksittäistä kävijää voi tunnistaa, koska kaikki IP-osoitetiedot on anonymisoitu. Sivuston statistiikka kerää sivuston käytöstä yleisiä tilastotietoja ja on sivuston kehittämisen kannalta välttämätön.

Google reCAPTCHA

Taataksemme riittävän tietoturvan myös lomakkeita lähettäessä, käytämme Googlen reCAPTCHA-palvelua. Sen tehtävä on pääasiassa tarkistaa, onko lähettäjänä luonnollinen henkilö vai automaattinen robotti. Palveluun kuuluu IP-osoitteen ja muiden reCAPTCHA-palvelun tarvitsemien tietojen lähettäminen Googlelle. Tarkistuksen yhteydessä sovelletaan Google Inc:n tietosuojakäytäntöjä. Lisätietoa Google Inc:n tietosuojakäytännöistä löydät Googlen sivuilta.

Rekisteriselosteet

Kansalaisareena käsittelee henkilötietoja luottamuksellisesti ja pitää huolta tietoturvasta. Tutustu tietosuojakäytäntöihimme tarkemmin kunkin rekisterin tietosuojaselosteesta.

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

Osallistujarekisterin tietosuojaseloste

Vapaaehtoisrekisterin tietosuojaseloste

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

Jäsenrekisterin tietosuojaseloste

1. Yleiset tiedot

Rekisterinpitäjä:
Kansalaisareena ry (Y-tunnus 0972562-2)
Sturenkatu 11
00510 Helsinki
Yhteyshenkilö:
Marjo Salmela
marjo.salmela@kansalaisareena.fi
044 972 0754

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka ovat liittyneet Kansalaisareenan jäseneksi, ja henkilöt, jotka toimivat jäsenyyden yhteyshenkilöinä Kansalaisareenan jäsenyhteisöissä. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteina ovat yhdistyslain säätämien velvoitteiden noudattaminen sekä sopimukseen perustuva tarve toteuttaa rekisteröityjen jäsenyyttä.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:

yhdistyksen kokouksista ja muista jäsentapaamisista tiedottaminen
jäsenmaksujen laskuttaminen
tapahtumakutsut ja mielipidetutkimukset
vapaaehtoistoiminnan yhteiskunnalliseen vaikuttamistoimintaan liittyvä yhteydenpito

3. Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään web-lomakkeella, sähköpostilla tai paperisella lomakkeella.

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

– henkilöjäsenen nimi ja yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite ja kotikunta

– jäsenyhteisön nimi ja osoite sekä jäsenyhteisön yhteyshenkilön nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero

– laskutustiedot sekä maksetut/maksamattomat jäsenmaksut

Eronneen tai erotetun jäsenen tiedot poistetaan rekisteristä, kun eroaminen/erottaminen on hyväksytty Kansalaisareenan hallituksen kokouksessa.

4. Tietojen luovutukset ja siirrot

Hyödynnämme henkilötietojen käsittelyssä Aallon Helsinki Oy:ä. Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille ulkoisille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.

Tietoja voidaan siirtää Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle ainoastaan tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla esimerkiksi palveluntarjoajien käsitellessä henkilötietoja Kansalaisareenan puolesta.

5. Rekisterin suojauksen periaatteet

Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Huolehdimme siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietoja käsitellään luottamuksellisesti, ja kaikkia henkilötietojen käsittelijöitä sitoo salassapitovelvollisuus.

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:

– Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

– Pääsy tietoihin ja oikeus niiden käyttöön on vain tietyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, joiden työnkuvaan kuuluu jäsentietojen käsittely, sekä tietyillä sopimuksella valtuutetuilla henkilötietojen käsittelijöillä.

– Paperinen aineisto säilytetään huolellisesti ja hävitetään tietoturvallisesti sen jälkeen, kun tiedot on siirretty sähköisiin järjestelmiin.

– Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.

– Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

– Tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä

– Saada itseään koskevista tiedoista yhteenveto kuukauden sisällä pyynnön jättämisestä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

– Peruuttaa suostumuksensa, johon tietojen käsittely on perustunut ja pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat tiedot järjestelmistään

– Saada ilmoitus tietoturvaloukkauksesta, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille

– Vaatia itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista tai kieltää kokonaan tietojensa käsittely tietyissä tilanteissa

– Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

7. Yhteydenotot

Mikäli haluat käyttää oikeuksiasi tai sinulla on kysyttävää henkilötietojen käsittelystä, pyydämme ottamaan sähköpostitse yhteyttä rekisterin kohdassa 1 mainittuun yhteyshenkilöön. Voimme luovuttaa rekisteristä henkilötietoja ainoastaan rekisteröidyille, joiden henkilöllisyydestä voimme varmistua.

Osallistujarekisterin tietosuojaseloste

1. Yleiset tiedot

Rekisterinpitäjä:
Kansalaisareena ry (Y-tunnus 0972562-2)
Sturenkatu 11
00510 Helsinki
Yhteyshenkilö:
Marjo Salmela
marjo.salmela@kansalaisareena.fi
044 972 0754

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka ovat ilmoittautuneet osallistujiksi johonkin Kansalaisareenan järjestämään tapahtumaan. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteena on sopimukseen perustuva tarve toteuttaa henkilön osallistuminen tapahtumaan. Arkaluonteisten tietojen (ruokavalio, liikkumisrajoitteet sekä tulkin tai muun henkilökohtaisen tuen tarve) osalta oikeusperusteena on henkilön oma suostumus.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:

tapahtumista tiedottaminen
tapahtumaan liittyvien palvelujen tilaaminen rekisteröidylle
osallistumismaksujen laskuttaminen, mikäli tapahtumassa on osallistumismaksu

3. Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään web-lomakkeella tai sähköpostilla.

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

– henkilön nimi ja yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite ja asuinpaikkakunta

– henkilön taustayhteisö

– henkilön ikä

– henkilön ruokavalio, liikkumisrajoitteet sekä tulkin tai muun henkilökohtaisen tuen tarve

– laskutustiedot sekä maksetut/maksamattomat osallistumismaksut

Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti. Pääsääntöisesti tiedot hävitetään tai anonymisoidaan tapahtuman jälkeen, kuitenkin viimeistään vuoden sisällä tapahtuman päättymisestä.

4. Tietojen luovutukset ja siirrot

5. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:

– Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

– Pääsy tietoihin ja oikeus niiden käyttöön on vain tietyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, joiden työnkuvaan kuuluu osallistujatietojen käsittely, sekä tietyillä sopimuksella valtuutetuilla henkilötietojen käsittelijöillä.

– Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.

– Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

– Tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä

– Saada itseään koskevista tiedoista yhteenveto kuukauden sisällä pyynnön jättämisestä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

– Peruuttaa suostumuksensa, johon tietojen käsittely on perustunut ja pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat tiedot järjestelmistään

– Saada ilmoitus tietoturvaloukkauksesta, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille

– Vaatia itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista tai kieltää kokonaan tietojensa käsittely tietyissä tilanteissa

– Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

7. Yhteydenotot

Vapaaehtois- ja luottamushenkilörekisterin tietosuojaseloste

1. Yleiset tiedot

Rekisterinpitäjä:
Kansalaisareena ry (Y-tunnus 0972562-2)
Sturenkatu 11
00510 Helsinki
Yhteyshenkilö:
Marjo Salmela
marjo.salmela@kansalaisareena.fi
044 972 0754

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka toimivat Kansalaisareenan vapaaehtoisina tai ovat ilmoittaneet kiinnostuksensa Kansalaisareenan vapaaehtoistoimintaa kohtaan, sekä Kansalaisareenan hallitukseen valitut luottamushenkilöt. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteita ovat luottamushenkilöiden osalta yhdistys- ja kirjanpitolakiin perustuvat velvoitteet sekä vapaaehtoisten osalta rekisteröityjen oma suostumus.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:

vapaaehtoistehtävistä sopiminen ja muu vapaaehtoisuuteen liittyvä yhteydenpito
vapaaehtoistoiminnan laadun varmistaminen ja kehittäminen
vapaaehtoistoiminnan seuranta, analysointi ja tilastointi
todistusten kirjoittaminen vapaaehtoistoiminnasta
tapahtumakutsut ja mielipidetutkimukset
yhdistyksen hallinto
kulukorvaukset

3. Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat

Tiedot kerätään rekisteröidyltä itseltään web-lomakkeella, paperisella lomakkeella, sähköpostilla tai tapaamisissa.

Rekisteri voi sisältää seuraavia henkilötietoja:

– henkilön nimi ja yhteystiedot: puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite, syntymäaika

– henkilön koulutus- ja työtausta

– henkilöä kiinnostavat vapaaehtoistehtävät sekä sovitut ja suoritetut vapaaehtois- ja luottamustehtävät

– muut henkilön antamat tiedot

– luottamushenkilöiden osalta henkilötunnus.

Henkilötietoja säilytetään vain niin kauan kuin on tarpeellista henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta. Tietoja päivitetään ja niiden ajantasaisuus tarkistetaan säännöllisin väliajoin. Tarkastuksen yhteydessä kaikki käyttämättömät ja vanhentuneet tiedot poistetaan.

4. Tietojen luovutukset ja siirrot

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille ulkoisille tahoille. Tietoja voidaan luovuttaa siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.

5. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:

– Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

– Pääsy tietoihin ja oikeus niiden käyttöön on vain tietyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, joiden työnkuvaan kuuluu vapaaehtoisten tietojen käsittely.

– Henkilötietojen käsittelyyn oikeutetut työntekijät on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.

– Paperinen aineisto säilytetään huolellisesti ja hävitetään tietoturvallisesti sen jälkeen, kun tiedot on siirretty sähköisiin järjestelmiin.

– Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

– Tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä

– Saada itseään koskevista tiedoista yhteenveto kuukauden sisällä pyynnön jättämisestä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

– Peruuttaa suostumuksensa, johon tietojen käsittely on perustunut ja pyytää rekisterinpitäjää poistamaan rekisteröityä koskevat tiedot järjestelmistään

– Saada ilmoitus tietoturvaloukkauksesta, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille

– Vaatia itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista tai kieltää kokonaan tietojensa käsittely tietyissä tilanteissa

– Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

7. Yhteydenotot

Työnhakijarekisterin tietosuojaseloste

1. Yleiset tiedot

Rekisterinpitäjä:
Kansalaisareena ry (Y-tunnus 0972562-2)
Sturenkatu 11
00510 Helsinki
Yhteyshenkilö:
Anne Porthén
anne.porthen@kansalaisareena.fi
050 551 0057

2. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Rekisteröityjä ovat henkilöt, jotka ovat hakeneet Kansalaisareenaan joko työpaikkailmoituksen tai avoimen haun kautta töihin, työkokeiluun tai harjoitteluun.

Henkilötietojen käsittelyperusteena on Kansalaisareenan oikeutettu etu, joka perustuu Kansalaisareenan ja rekisteröidyn väliseen asialliseen yhteyteen rekisteröidyn hakiessa Kansalaisareenan työpaikkaa.

Henkilötietojen käyttötarkoituksia ovat:

rekrytointitoimenpiteiden toteuttaminen ja hallinnointi
hakemusten käsitteleminen
työnhakijan soveltuvuuden arvioiminen
työnhakuun ja rekrytointiin liittyvä yhteydenpito

3. Rekisterin tietosisältö ja säilytysajat

Tiedot kerätään lähtökohtaisesti suoraan rekisteröidyiltä heidän itsensä lähettämien hakemusten perusteella.

Kansalaisareena voi lain sallimissa rajoissa saada rekisteröidystä tietoja myös muista lähteistä. Mikäli tietoja kerätään muista lähteistä kuin työnhakijalta itseltään, siihen pyydetään lähtökohtaisesti aina rekisteröidyn suostumus. Tällaisia muita lähteitä ovat esimerkiksi tarpeen mukaan ulkopuolisilla teetetyt henkilö- ja soveltuvuusarvioinnit.

Rekisteriin kirjataan vain sellaisia henkilötietoja, jotka ovat tarpeen yllä kuvattujen käyttötarkoitusten toteuttamiseksi.

Rekisteri voi pitää sisällään muun muassa seuraavia henkilötietoja:

– koko nimi ja yhteystiedot (muun muassa puhelinnumero, sähköpostiosoite, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka);

– yksilöintitiedot (muun muassa syntymävuosi, henkilötunnus ja sukupuoli);

– koulutustiedot (muun muassa oppilaitoksen nimi, tutkintonimike ja opintojen kesto)

– työkokemustiedot (muun muassa työnantajatiedot, tehtävänimike ja työsuhteen kesto)

– kielitaito;

– mahdollisiin henkilö- ja soveltuvuusarvionteihin liittyvät tiedot; sekä

– haettava työpaikka;

– työnhakijan itsensä muut hakemuksessaan ja ansioluettelossaan antamat tiedot.

Tietojen säilytysaika voi vaihdella tietoryhmittäin ja Kansalaisareenalla voi olla lainsäädännön perusteella velvollisuus säilyttää joitakin tietoja, mistä johtuen tarkat poistoajat ja poistamiskäytännöt vaihtelevat. Vanhentuneet ja tarpeettomat henkilötiedot pyritään kuitenkin aina poistamaan ilman aiheetonta viivytystä.

4. Tietojen luovutukset ja siirrot

Kansalaisareena voi luovuttaa henkilötietoja kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa. Tietoja luovutetaan lähtökohtaisesti vain rekisteröidyn suostumuksella tai tietosuojalainsäädännön edellyttämillä perusteilla, taikka viranomaisille, kuten vero-, ulosotto- ja sosiaaliviranomaisille, kun tietojen luovuttamisesta on erikseen säädetty. Kansalaisareena voi siirtää henkilötietoja Kansalaisareenan toimeksiannosta henkilötietoja käsitteleville alihankkijoille ja palveluntarjoajille.

5. Rekisterin suojauksen periaatteet

Käytämme seuraavia suojatoimia henkilötietojen käsittelyn turvallisuuden varmistamiseksi:

– Digitaaliseen aineistoon pääsy edellyttää henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan syöttämistä. Järjestelmät on myös suojattu palomuurein ja muiden teknisten keinojen avulla.

– Pääsy tietoihin ja oikeus niiden käyttöön on vain tietyillä rekisterinpitäjän työntekijöillä, joiden työnkuvaan kuuluu henkilöstöasioiden käsittely (työsopimus, työterveyshuolto, esihenkilötehtävät), sekä tietyillä sopimuksella valtuutetuilla henkilötietojen käsittelijöillä.

– Henkilötietojen käsittelyyn oikeutettu henkilökunta on ohjeistettu toimimaan oikein tietosuoja-asioissa.

– Manuaalinen aineisto säilytetään huolellisesti ja hävitetään tietoturvallisesti sen jälkeen, kun tiedot on siirretty sähköisiin järjestelmiin.

– Digitaalisesta aineistosta otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

6. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus:

– Tarkistaa häntä koskevat rekisteriin tallennetut tiedot sekä vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä

– Saada itseään koskevista tiedoista yhteenveto kuukauden sisällä pyynnön jättämisestä sekä siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

– Saada ilmoitus tietoturvaloukkauksesta, mikäli loukkaus todennäköisesti aiheuttaa suuren riskin yksilön oikeuksille ja vapauksille

– Vaatia itseään koskevien tietojen käsittelyn rajoittamista tai kieltää kokonaan tietojensa käsittely tietyissä tilanteissa

– Tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity kokee, että henkilötietojen käsittelyssä on rikottu voimassa olevaa tietosuojalainsäädäntöä

Rekisterinpitäjä voi kieltäytyä toteuttamasta vastustamista tai poistoa koskevaa pyyntöä ainoastaan laissa säädetyin perustein. Mikäli rekisterinpitäjä ei suostu rekisteröidyn vaatimuksiin, on rekisteröidyllä oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle. Rekisteröidyllä on myös oikeus vaatia, että kiistanalaisten tietojen käsittelyä rajoitetaan siksi aikaa, kunnes asia saadaan ratkaistuksi.