Vapaaehtoisten johtamista ohjaa yhdistyksen arvot ja visio. Yhdistyksen toimintaa ohjaa strategia, jolla pyritään täyttämään olemassaolon tarkoitus ja tavoitellaan visiota. Strategialla tuodaan myös johdonmukaisuutta toimintaan ja luodaan yhdistykselle identiteetti. Tämä kaikki pitäisi pystyä välittämään vapaaehtoisille. Vapaaehtoisten hyvä johtaminen ja koordinointi luo vapaaehtoisille mahdollisuuden toimia yhdistyksen päämäärien ja arvon mukaisesti.
Vapaaehtoistoiminnan johtamisella ja koordinoinnilla luodaan siis puitteet toimia. Jotta molemmat voidaan toteuttaa hyvin, on tärkeää tuntea organisaatiokulttuuri, yhdistyksen toiminta sekä toiminnassa mukana olevien ihmisten tarpeet ja lähtökohdat.
Ihmisten ja asioiden johtaminen vapaaehtoistoiminnassa
Vapaaehtoistoiminnan johtaminen voidaan jakaa vapaaehtoisten eli ihmisten ja vapaaehtoistoiminnan eli asioiden johtamiseen. Ihmisten johtamisessa keskeistä on innostaminen ja innovatiivisuus, yhteishenki ja yhteiset tavoitteet sekä osaamisen kehittäminen. Johtamisessa tarvitaan siis hyviä sosiaalisia ja tunnetaitoja: kykyä kuunnella, ymmärtää, havaita ja motivoida.
Asioiden johtaminen on puolestaan toiminnan suunnittelua ja valvomista. Asioiden johtaminen kietoutuu laajempien käytännön seikkojen kuten strategian suunnittelun ja budjetin laatimisen ympärille. Se kattaa myös arkisten käytäntöjen organisoinnin, toimintaprosessien hallinnan ja arvioinnin sekä niihin liittyvän päätöksenteon.
Laadukkaan vapaaehtoistoiminnan kulmakivi on hyvä koordinointi
Vapaaehtoistoiminta ei tapahdu itsestään, vaan se vaatii samanlaista organisointia kuin mikä tahansa muukin toiminta järjestössä. Laadukkaan vapaaehtoistoiminnan kulmakivi onkin hyvä koordinointi. On tärkeää, että järjestöt ja yhteisöt tunnistavat ne elementit, joista oma vapaaehtostoiminnan koordinointi koostuu.
Vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin on osattava johtaa sekä asioita että ihmistä. Vapaaehtoistoiminnan koordinaattoria kuvaillaan usein joka paikan höyläksi, joka tarttuu tehtävään kuin tehtävään ja vie samalla käytäntöön organisaationsa arvot ja visiot. Osaava ja ammattimainen koordinaattori mahdollistaa vapaaehtoistoiminnan jatkuvuuden yhteisössään.
Vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin vastuulla on vapaaehtoistoiminnan organisoiminen ja vapaaehtoisten rekrytointi ja sitouttaminen, perehdytys ja koulutus sekä tukeminen ja motivointi. Lisäksi koordinaattori tekee yhteistyötä eri verkostojen kanssa ja viestii laaja-alaisesti vapaaehtoistoiminnasta.
Koordinaattori ei voi kuitenkaan vastata kaikesta yksin. Tärkeää on, että organisaatio pystyy takaamaan sekä koordinointiin että vapaaehtoistoimintaan tarvittavat riittävät resurssit, tuen ja verkostot. Vastikkeettomuudesta huolimatta vapaaehtoistoiminnan tulokset eivät synny ilman taloudellisia resursseja. Rahoituksella pyritään myös takaamaan toiminnan jatkuminen.
Verkostot tukevat vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin työtä
Vapaaehtoistoimintaa ei usein voi eikä tarvitse toteuttaa yksin vaan siihen tarvitaan myös verkostoja ja yhteistyökumppaneita. Verkostojen ja yhteistyön kautta vapaaehtoistoiminnan koordinaattori saa tukea työhönsä sekä uusia voimavaroja, ideoita ja taitoja.
Verkostoituminen on palkitsevaa, sillä se voi mahdollistaa resurssien yhdistämisen ja tuen saamisen. Verkostoyhteistyö voi koostua esimerkiksi yhteisten koulutusten järjestämisestä ja asioiden viestimisestä. Verkostot voivat olla yhteystietopankkeja ja tietolähteitä.
Vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreille verkostot toimivat myös vertaistukena. Verkostoissa yhteistyö on tasavertaista ja vuorovaikutuksellista, ja niissä eri alojen ammattilaiset voivat jakaa kokemuksiaan sekä kehittyä ja kasvattaa osaamistaan.
Valikkoverkosto yhdistää vapaaehtoistoiminnan parissa toimivia
Vapaaehtoistoiminnan kehittäjälle tärkeä verkosto on esimerkiksi Kansalaisareenan koordinoima Valikkoverkosto. Valikkoverkosto on vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden valtakunnallinen verkosto, joka koostuu valikkoryhmistä. Ryhmiin kuuluu yli 1300 järjestöjen, kuntien, seurakuntien ja yritysten vapaaehtoistoiminnan koordinaattoria, vapaahtoistoiminnan parissa työskenteleviä sekä koordinoivassa roolissa toimivaa vapaaehtoista.
Valikkoverkosto kasvattaa vapaaehtoistoimintaa koordinoivien osaamista ja sitä kautta vapaaehtoistoiminnan laatua, saavutettavuutta ja näkyvyyttä. Verkosto tarjoaa koulutusseminaareja, uusinta tietoa julkaisuissa ja alustan paikalliselle kehittämiselle.
Lue lisää Valikkoverkoston toiminnasta sekä Valikkoryhmiin liittymisestä tai niiden perustamisesta täältä. Valikkoverkostolla on myös oma Facebook-ryhmänsä, jossa tiedotetaan ja keskustellaan vapaaehtoistoimintaan liittyvistä ajankohtaisista aiheista.
Lähde: Maarajärvi, Krista. 2017. Laadukkaan vapaaehtoistoiminnan koordinointi Setlementti Louhelassa.
Teksti: Paula Vihiniemi, 2020