Motivoinnin ja sitouttamisen lisäksi vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin työssä tärkeässä osassa ovat vapaaehtoisten tukeminen, koulutus ja kiittäminen. Nämä omat limittäisiä prosesseja, jotka parantavat vapaaehtoisten jaksamista ja hyvinvointia tehtävissä.
Yleisimmin tuki muodostuu hyvin järjestetystä perehdytyksestä, toiminnanohjauksesta ja lisäkoulutuksista sekä yhteydenpidosta, kiittämisestä ja yhteisen tekemisen järjestämisestä. Vapaaehtoisen on tärkeää tuntea ja tietää, että hän ei ole yksin ja että hänen panostaan arvostetaan.
Perehdytys antaa vapaaehtoiselle valmiudet toimia tehtävässä
Ei voi korostaa liiaksi, että vapaaehtoiset ovat mukana toiminnassa tavallisen ihmisen tiedoin ja taidoin. Usein vapaaehtoiset hakeutuvat tekemään tehtäviä, joita he uskovat osaavansa. Tässäkin tilanteessa hyvä perehdytys ja muut koulutukset antavat vapaaehtoiselle varmuutta ja itseluottamusta sekä tukea tehtävissä toimimiseen. Ne myös motivoivat ja sitouttavat vapaaehtoista.
Perehdytyksessä vapaaehtoiselle kerrotaan, mitä hän tekee ja miksi.
Alkuhaastattelu toimii monesti ensimmäisenä perehdytyksenä vapaaehtoisen tehtävään. Perehdytyksen tavoitteena on antaa vapaaehtoiselle valmiudet toimia tehtävässään: vapaaehtoiselle annetaan realistinen kuva toiminnasta sekä siihen liittyvistä vastuista ja odotuksista. Toisin sanoen perehdytyksessä vapaaehtoiselle kerrotaan, mitä hän tekee ja miksi. Tavoitteena on myös, että vapaaehtoinen kokee olevansa tervetullut mukaan toimintaan ja tärkeä lisä yhteisöön.
Perehdytyksen laajuus ja sisältö muotoutuvat tapauskohtaisesti tehtävän, aiemman osaamisen, koulutuksen ja kokemuksen mukaan. Sitä voi myös täydentää aina tarvittaessa ja uusiin tehtäviin siirryttäessä. Perehdytyksen voi järjestää henkilökohtaisena koulutuksena, pienelle ryhmälle tai useiden toimijoiden yhteistyönä isommallekin ryhmälle. Perehdytys on usein lyhyt, illan tai päivän kestävä, tai useita lyhyitä hetkiä toiminnan lomassa.
Onnistuneen perehdytyksen tuloksena vapaaehtoinen pystyy aloittamaan tehtävässään sujuvasti: hänellä on selkeä kuva yhdistyksen tai järjestön toiminnasta, tehtävänkuvasta ja odotuksista. Vapaaehtoinen myös ymmärtää, mitä hänen panoksensa tarjoaa.
Vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin toimenkuvaan kuuluu perehdytyksen sisällön miettiminen etukäteen. Tarjoa perehdytyksessä tietoa ainakin seuraavista asioista:
- yhdistyksen arvot ja toiminta
- vapaaehtoistoiminnan yleiset periaatteet
- mitä kaikkea vapaaehtoiset tekevät yhdistyksessä
- vapaaehtoisten rooli yhdistyksessä
- mitä vapaaehtoistoiminnalla saavutetaan ja saadaan aikaan
- vastuukysymykset
- millaiset asiat eivät kuulu tehtävään
- yhteystiedot ja yhteyshenkilöt
Koulutukset sitouttavat ja palkitsevat
Vapaaehtoisille on hyvä järjestää koulutuksia aina tarvittaessa. Koulutusten sisältö riippuu toiminnasta. Käytännön toiminta- ja turvallisuusohjeiden lisäksi koulutus tarjoaa vapaaehtoisille uusia taitoja. Uuden oppiminen toimii keskeisenä motivaatiotekijänä vapaaehtoiselle, ja koulutus koetaan usein palkitsevana. Koulutus myös sitouttaa: koulutukseen panostaminen kertoo vapaaehtoisille, että heidän tekemistään arvostetaan.
Koulutukset ovat tyypillisesti lyhyitä päivän tai muutaman päivän kestäviä tilaisuuksia. Koulutusten tulee liittyä vapaaehtoistehtäviin, eikä niitä saa käyttää palkankorvikkeena. Koulutusten tarvetta suunnitellessa voi miettiä:
- Tarvitaanko kaikissa tehtävissä koulutusta? Onko tehtäviä, joissa pärjää ilman koulutusta?
- Kuka kouluttaa?
- Millainen koulutustarve on? Tarvitaanko useita koulutuksia?
- Onko tarvetta koulutusten ketjuttamiselle (perustaso, jatkotaso jne.)?
- Voiko kouluttaa toiminnan ohessa?
- Onko hyötyä tai tarvetta isomman joukon kouluttamisesta kerralla?
- Onko koulutus parempi toteuttaa yksilöohjauksena?
- Voiko tietyn koulutuksen järjestää säännöllisesti?
- Onko ohjekansiota? Kuka tekee ja päivittää?
- Tarvitaanko ongelmatilanteita varten koulutusta?
Vapaaehtoisten työnohjaus mahdollistaa toiminnan ja tarjoaa tukea
Työnohjaus on tärkeässä osassa vapaaehtoisen kanssa toimittaessa. Vapaaehtoisen ohjaus on sekä toiminnan laadun varmistamista että vapaaehtoisen motivaation, jaksamisen ja kehittymisen tukemista. Vapaaehtoisten ohjauksessa ei ole kyse niinkään johtamisesta vaan toiminnan mahdollistamisesta ja tuen tarjoamisesta. Tavoitteisiin pyritään yhdessä, rinta rinnan.
Laimion ja Välimäen (2011) mukaan työnohjaus on vapaaehtoisen edunvalvontaa, henkistä työsuojelua ja oikeuksista kiinnipitämistä. Työnohjaus on erityisen tärkeää juuri vapaaehtoisille, koska heillä ei useinkaan ole koulutusta tehtäviin ja sen myötä kehittynyttä ammatti-identiteettiä tai työkokemusta.
Vapaaehtoisten työnohjaus voidaan järjestää monella eri tavalla. Ohjaus voi olla esimerkiksi ryhmämuotoista tai henkilökohtaista tukea, ohjausistuntoina toteutettua sekä kannustamista ja palautteen antamista.
Vertaistapaamisissa tutustutaan toisiin vapaaehtoisiin, kasvatetaan ryhmähenkeä, puretaan kokemuksia ja tarjotaan koulutusta.
Ohjausta ja tukea voi tarjota myös vertaistukitapaamisissa. Tapaamisiin kutsutaan vapaaehtoisia, jotka tekevät samoja vapaaehtoistoiminnan muotoja, ja niissä käsitellään kokemuksia ja toimintaa ohjatusti tai vapaamuotoisesti. Tyypillisesti vertaistapaamisessa tutustutaan toisiin vapaaehtoisiin, kasvatetaan ryhmähenkeä, puretaan kokemuksia ja tarjotaan koulutusta.
Työnohjauksessa on olennaista käsitellä vapaaehtoisen käytännön tehtävissä heränneitä kysymyksiä sekä purkaa kokemuksia. Lisäksi ohjauksessa voidaan käydä läpi esimerkiksi ajankäyttöä, tehtävissä jaksamista ja lisäkoulutusten tarpeellisuutta. Ohjauksessa keskeistä on ajan antaminen vapaaehtoiselle ja hänen panoksensa arvostaminen. Ohjaukseen kuuluu myös yhteenkuuluvuuden tunteen tukeminen ja kasvattaminen – vapaaehtoisen näkeminen osana yhteisöä.
Kiittäminen luo onnistumisen tunnetta ja hyvää mieltä
Vapaaehtoisten tukemisen keinot ovat limittäisiä vapaaehtoisten motivoinnin ja sitouttamisen keinojen kanssa. Kun tukea tarjotaan ja siitä viestitään hyvin, lisääntyy vapaaehtoisen onnistumisen tunne. Kiittämisellä, muistamisella ja palkitsemisella on myös merkityksellinen paikkansa tuen osoittamisessa vapaaehtoiselle ja hyvän mielen luomisessa.
Vapaaehtoisten on tärkeää tietää, että heidän työtään todella arvostetaan. Kiittäminen ja muistaminen lisäävät vapaaehtoisen jaksamista ja tunnetta siitä, että heidän tekemällään työllä on merkitystä. Kiittämistä ja muistamista voi tehdä käytännön toiminnan lomassa tai esimerkiksi järjestämällä vapaaehtoisille yhteisiä tapahtumia ja tapaamisia. Sähköpostitse tai puhelimitse välitetyt kiitokset ilahduttavat ja piristävät.
Vaikka sisäinen motivaatio kannattalee tutkitusti pidempään, kiittämisessä ja palkitsemisessa ulkoista motivaatiota ei pidä väheksyä. Satunnaisesti tarjottu ateria tai kahvi voivat olla hyvinkin merkityksellisiä vapaaehtoiselle. Myös pienillä verovapailla mainoslahjoilla voi olla paikkansa kiitoksen osoittamisessa.
Lisäksi vastuun antaminen vapaaehtoiselle ja suunnitteluun mukaan ottaminen toimivat palkitsemisena. Henkilökunnan tarjoama tuki ja opastus auttaa vapaaehtoisia jaksamaan, ja hyvä toimintailmapiiri on palkitsevaa.
Vapaaehtoisen tukemisen ja kiittämisen muistilista:
- Pidä yhteyttä vapaaehtoisiin, kysy kuulumisia ja viesti avoimesti.
- Osoita kiinnostusta vapaaehtoista ja hänen toimintaansa kohtaan.
- Anna vapaaehtoiselle mahdollisuus antaa palautetta ja purkaa kokemuksia.
- Järjestä koulutusta ja työnohjausta.
- Anna vapaaehtoiselle vastuuta.
- Tarjoa vapaaehtoiselle mahdollisuus osallistua toiminnan suunnitteluun.
- Pyri luomaan hyvä ja vastaanottava ilmapiiri.
- Järjestä yhteisiä tapaamisia eli vertaistukitapaamisia toisten vapaaehtoisten kanssa.
- Seuraa, ettei vapaaehtoinen uuvuta itseään.
- Anna postiivista palautetta.
- Kannusta ja kiitä vapaaehtoisia.
- Tue vapaaehtoista, jos hänellä on tarvetta vaihtaa tehtävää, pitää taukoa tai lopettaa kokonaan.
Ongelmatilanteet vapaaehtoistehtävissä
Välillä vapaaehtoistoiminnassa tulee myös vastaan ongelmatilanteita ja kaikki ei suju aivan toivotusti. Ongelmatilanteet tulee käydä läpi kaikki osalliset huomioiden. Kaikille tulisi myös jäädä selkeä kuva siitä, miten tilanne ratkaistaan ja miten jatkossa voidaan toimia vastaavanlaisissa tilanteissa.
Tällaisissa tilanteissa voidaan esimerkiksi kerrata vapaaehtoistoiminnan pelisäännöt ja varmistaa, että vapaaehtoinen on ymmärtänyt ne. Kaikkia toiminnan parissa olevia tulee kohdella hyvin ja yhdenmukaisesti. Myöskään sopimatonta, asiatonta tai syrjivää käytöstä ei tule suvaita.
Jos työntekijä tai toinen vapaaehtoinen vaikuttaa negatiivisesti käytöksellään vapaaehtoisen tehtäviin tai haluun toimia vapaaehtoisena, täytyy asia aina selvittää kyseisten henkilöiden kanssa. Myös jos vapaaehtoisen oma käytös on asiatonta muita toiminnan parissa olevia kohtaan, täytyy asia nostaa esiin ja varmistaa, että vapaaehtoinen ymmärtää, millaista käytöstä tehtävissä odotetaan.
Ongelmana voi myös olla se, että vapaaehtoisella on liikaa tai liian vähän tehtäviä tai että hän ei ole täysin ymmärtänyt ohjeistusta ja pelisääntöjä. Tällöin vapaaehtoiselle voi tarjota enemmän tukea ja opastusta tai lisäkoulutusta. Toimintaa voidaan myös yrittää organisoida toisella tavalla tai muuttaa tehtävänkuvaa.
Useimmiten ongelmatilanteet selviävät puhumalla, vapaaehtoista kuuntelemalla sekä käymällä avoimesti läpi toimintaperiaatteet, tavat ja arvot. Epäselviä tai hämäriä harmaita alueita ei saisi jäädä. Kaikkien pitää olla toiminnassa niin sanotusti samalla sivulla ja ymmärtää käytännöt.
Joskus kuitenkin vapaaehtoiselle voidaan joutua kertomaan, että hän ei voi jatkaa yhdistyksen toiminnan parissa syystä tai toisesta. Jos mahdollista, vapaaehtoisen voi yrittää ohjata muunlaiseen, hänelle sopivampaan vapaaehtoistoimintaan.
Lähde: Laimio, Anne ja Välimäki, Sari. 2011. Lähde: Laimio, Anne & Välimäki, Sari. 2011. Vapaaehtoistoiminta kehittyy. Jyväskylä: Kopijyvä Oy. Luettavissa verkossa täältä, pdf.
Alkuperäinen teksti: Paula Vihiniemi, 2020 / Päivitetty 2022, Kansalaisareena ry