Kirjoittaja Satu Puolitaival toimii Vapaaehtoistyö.fi-palvelussa ja Kansalaisareenassa vapaaehtoistoiminnan asiantuntijana
Vapaaehtoistehtäviä on monenlaisia. Jotkut ovat kertaluontoisia tapahtumia ja jotkut vaativat pidempää sitoutumista. Vapaaehtoistoiminta on kuitenkin nimensä mukaan vapaaehtoista – siitä voi aina kieltäytyä tai pitää taukoa.
Moni järjestö ja toiminta kuitenkin tarvitsee toteutuakseen ja toiminnan jatkumiseksi sitoutuneita tekijöitä. Vapaaehtoistoiminnassa sitoutunut vapaaehtoinen on aktiivinen ja motivoitunut sekä ottaa vastuuta. Sitouttamisella tarkoitetaan kaikkia niitä tapoja, joilla tuetaan vapaaehtoista toiminnassa ja mukana olemisessa.
Rekrytointi on sitouttamisen ensimmäinen askel
Mielenkiintoinen ja innostava toiminta on vapaaehtoisten rekrytoinnin ja sitouttamisen kulmakivi. Kyseessä ei niinkään ole tehtävän sisältö, vaan se, miten organisaatio, sen työntekijät ja vapaaehtoiset puhuvat työstään ja tehtävistään. Helppo ja yksinkertainenkin vapaaehtoistehtävä voi olla innostava, jos vapaaehtoinen tietää, miten se edistää organisaation toimintaa ja ketä toiminnalla autetaan.
Vapaaehtoisen sitouttaminen alkaa jo rekrytointi-ilmoituksesta. Todenmukainen rekrytointi auttaa vapaaehtoista tekemään informoidun päätöksen toimintaan osallistumisesta ja näin epäsopivien hakijoiden määrä vähenee ja sitoutuminen valittuun tehtävään vahvistuu.
Todenmukaisessa rekrytoinnissa kerrotaan, miksi organisaatio on olemassa ja keitä/mitä sen toiminnalla autetaan ja tavoitellaan. Vapaaehtoistehtävät kuvataan selkeästi ja niistä käy ilmi mitä vapaaehtoiselta odotetaan – vaaditaanko koulutusta tai jotain erityistaitoja, kuten ensiaputaitoa, hygieniapassia tai vaikkapa hyvää kuntoa? Jos erityisvaatimuksia ei ole, kannattaa vapaaehtoista kannustaa ilmoittautumaan esimerkiksi kuvauksella ”Et tarvitse mitään erityistaitoja, tule mukaan omana itsenäsi!” Yhtä tärkeää on myös vedota vapaaehtoisten motivaatiotekijöihin ja kertoa jo tehtäväilmoituksessa mitä vapaaehtoinen saa osallistumisesta. Se voi olla esimerkiksi uusia ystäviä ja lämpimän yhteisön, kokemusta ja mahdollisuuksia kehittää omaa osaamistaan tai virkistystilaisuuksia.
Kattava perehdytys ja jatkuva tuki vahvistavat sitoutumista
Yksi vapaaehtoisten sitouttamisen tärkeimpiä hetkiä on ensimmäinen haastattelu ja perehdyttäminen. Jo ensimmäisessä puhelinsoitossa tai haastattelussa on hyvä olla innostunut, kiittää vapaaehtoista ilmoittautumisesta tehtävään ja kertoa, että hänen panostaan arvostetaan. On tärkeää painottaa tehtävän merkityksellisyyttä.
Perehdyttämiseen täytyy varata riittävästi aikaa. Vaikka tehtävä olisi yksinkertainen, saattaa uudella vapaaehtoisella olla paljon kysymyksiä organisaation toiminnasta. Hän saattaa myös olla ujo ja epäröidä omaa osaamistaan. Perehdyttämisvaiheessa on tärkeä käydä läpi organisaation tavoitteet, arvot ja yhteiset pelisäännöt. On myös hyvä esitellä uusi vapaaehtoinen muille vapaaehtoisille sekä organisaation työntekijöille – näin vahvistetaan yhteenkuuluvuuden ja yhteisöllisyyden tunnetta. Vapaaehtoistyö.fi-palvelun suuressa vapaaehtoisten hyvinvointikyselyssä 2024 (n=1391) tuli ilmi, että 26,4 % vapaaehtoisista, jotka aikovat vähentää tai lopettaa vapaaehtoistoiminnan, eivät ole saaneet riittävää perehdytystä. Vapaaehtoistoimintaa yhtä paljon tai aiempaa enemmän jatkavien joukossa vastaava luku oli 11,0 %. Nämä luvut kertovat paljon perehdyttämisen tärkeydestä.
Jos vapaaehtoinen ei tiedä tehtävänsä vaikutuksia tai hän kokee olevansa yksin ja epävarma, ei hän myöskään sitoudu toimintaan.
Samassa kyselyssä 22,2 % vastaajista, jotka aikovat vähentää tai lopettaa vapaaehtoistoiminnan, kertoi, että he eivät saa tarvitsemaansa tukea toimiessaan vapaaehtoisena. Vastaava luku heille, jotka jatkavat vapaaehtoistoimintaa yhtä paljon tai enemmän kuin ennen, oli 8,8 %. Näistä tuloksista tulee selvästi esiin riittävän tuen tärkeys. Jokaisella vapaaehtoisella tulisi olla yhteyshenkilö – on se sitten palkattu vapaaehtoistoiminnan koordinaattori tai vastuuvapaaehtoinen – jonka kanssa hän voi keskustella mahdollisista ongelmista, vapaaehtoistehtävistä ja esimerkiksi mahdollisista jaksamisen haasteista.
Vapaaehtoiselle tulisi jo perehdyttämisvaiheessa kertoa, että hän voi aina pitää taukoa tai kieltäytyä vapaaehtoistehtävistä riippumatta siitä, löytyykö sijainen helposti. Vapaaehtoisten kyselyssä hälyttävät 52,3 % heistä, jotka vähentävät tai lopettavat vapaaehtoistoiminnan kertoivat kokeneensa kuormittumista. 41,2 % kertoi jatkavansa, koska ei ole ketään muutakaan, joka tehtävän hoitaisi.
Vapaaehtoisten hyvinvoinnista huolehtiminen
Vapaaehtoisten sitoutuminen liittyy vahvasti heidän kokemaansa hyvinvointiin. Parhaillaan vapaaehtoistoiminta lisää vapaaehtoisen merkityksellisyyden tunnetta (97,6 % Vapaaehtoistyö.fi-palvelun kyselyn vastaajista), uusia sosiaalisia kontakteja (88,5 %) sekä kokemusta siitä, että toiminnasta on hyötyä yhteiskunnalle (98,0 %) ja vapaaehtoisen työtä arvostetaan (93,4 %). Tärkeinä asioina koetaan myös oman osaamisen kehittäminen (93,6 %) ja uusien taitojen oppiminen (90,7 %).
On tärkeää, että vapaaehtoistoiminnan koordinaattorit tai muut toimintaa pyörittävät tahot huomioivat vapaaehtoisten taidot ja luonteenpiirteet. Lähes aina, kun vapaaehtoinen kutsutaan mukaan suunnittelemaan toimintaa tai hänelle annetaan tilaisuus käyttää omaa osaamistaan, hän myös sitoutuu toimintaan paremmin.
Vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreilla on myös tärkeä tehtävä vapaaehtoisten jaksamisen seurannan suhteen. Joskus hyvin innostunut henkilö osallistuu kaikkeen mahdolliseen, eikä huomaa sen aiheuttamaa kuormitusta muun elämän ja vapaa-ajan suhteen.
On äärimäisen tärkeää, että vapaaehtoisen jaksamista ja kuormittuneisuutta seurataan.
Vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin pitäisi huomata tilanteet, jossa vapaaehtoisen jaksaminen on kovilla. Tämä toteutuu helpoiten silloin, kun vapaaehtoiselle on nimetty tukihenkilö, joka on säännöllisesti vapaaehtoisen kanssa yhteydessä ja toiminnassa on painoitettu sitä, että aina voi kieltäytyä tai pitää taukoa.
Kun kuormittuneisuutta huomataan, on tärkeää sanoittaa vapaaehtoiselle, että hän voi pitää taukoa tai kieltäytyä vapaaehtoistehtävistä ilman, että häntä siitä kritisoidaan tai syyllistetään. Tämä pitää paikkansa myös tehtävissä, joihin voi olla vaikea saada sijaista lyhyellä varoitusajalla. Jos vapaaehtoinen velvollisuudentunnosta osallistuu esimerkiksi viikottaisen ryhmän vetämiseen ajatellen, ettei tuuraajaa ole, hän kuormittuu valtavasti joutuessaan vapaa-ajallaan toimimaan omaa jaksamistaan vastaan. Tästä syystä on tärkeää myös sanoittaa se, että yhden ryhmän peruuntuminen tai vapaaehtoisen poisjääminen ei aiheuta mitään suurta haittaa ja toiminta jatkaa pyörimistään.
Työkaluja vapaaehtoisten sitouttamiseen ja hyvinvoinnista huolehtimiseen
Avain vapaaehtoisten sitoutumiseen on siis heidän kokemansa hyvinvointi vapaaehtoistehtävässä. Vapaaehtoinen, joka saa merkityksellisyyden ja arvostuksen kokemuksia tehtävässään, innostuu tehtävästä enemmän. Myös uuden ja omanlaisen yhteisön löytäminen vapaaehtoistoiminnasta voi vaikuttaa todella positiivisesti henkilön hyvinvointiin ja edelleen hänen sitoutumiseensa vapaaehtoistoimintaan. Parhaimmillaan vapaaehtoistoiminnasta tulee uusi harrastus.
Kansalaisareenan Opas vapaaehtoisten hyvinvointiin tarjoaa työkaluja vapaaehtoisten hyvinvoinnista huolehtimiseen ja siten myös sitoutumisen kasvattamiseen.