Miten vapaaehtoisia saa mukaan toimintaan? Innostava, mielenkiintoinen toiminta on keskeinen vetovoimatekijä vapaaehtoisille. Tämän lisäksi on hyvä löytyä vaihtelevia ja eritasoisia tehtäviä, jotka houkuttelevat laajalla skaalalla mukaan. Vapaaehtoisten rekrytointia myös helpottaa, kun on selkeästi määritelty, mitä varten järjestö on olemassa ja miksi vapaaehtoisia tarvitaan. Vapaaehtoiset ovat koko (työ)yhteisön ja toiminnan voimavara.
Olennaista on, että rekrytointi on todenmukaista. On tärkeää antaa selkeä kuva siitä, mistä toiminnassa on kysymys ja mitä vapaaehtoiselta odotetaan. Rekrytoinnissa on myös hyvä käyttää erilaisia viestinnän kanavia. Viestin perille saamisessa auttaa sekä kohderyhmien että kohderyhmän motiivien tunnistaminen. Lisäksi kannattaa selvittää, mitä kanavia kohderyhmä seuraa.
Auttamiseen ja tarpeeseen vetoaminen ovat olleet tyypillisiä keinoja houkutella vapaaehtoisia mukaan toimintaan. Näkökulma vapaaehtoistoimintaan on kuitenkin muuttumassa ja yhä enenevässä määrin vapaaehtoistoiminta nähdään myös mahdollisuutena vaikuttaa omaan elämään ja ympäröivään yhteiskuntaan. Lisäksi ajatus siitä, että vapaaehtoiseksi voi tulla myös lyhyeksi aikaa ja olla mukana silloin kun se itselle sopii madaltaa kynnystä lähteä mukaan vapaaehtoistoimintaan.
Molemmissa tapauksissa rekrytoimista helpottaa, jos tehtävänkuva on selkeästi määritelty: mitä vapaaehtoiselta odotetaan ja millaista toimintaa on odotettavissa. Tämä ei poissulje sitä, että vapaaehtoiselle pyritään löytämään hänen tietojaan ja taitojaan vastaavia tehtäviä.
Mieti rekrytointia suunnitellessa:
- Mitä yhdistyksenne/järjestönne tarjoaa vapaaehtoiselle?
- Mitä vapaaehtoiselta odotetaan ja millaista toimintaa on luvassa?
- Ketkä kuuluvat kohderyhmään ja mikä heitä motivoi?
- Mitä kanavia kohderyhmät seuraavat?
Miten vapaaehtoiset tavoitetaan?
Monessa yhdistyksessä ollaan huolissaan vapaaehtoisten määrästä ja ikääntymisestä. Vapaaehtoisuus on Suomessa kuitenkin yhä suositumpaa. Jopa 47 prosenttia suomalaisista oli mukana vapaaehtoistoiminnassa vuonna 2021. Erityisesti nuorten vapaaehtoisena toiminen on kasvanut samalla kun eläkeläisten ja miesten vapaaehtoistoiminta on vähentynyt viime vuosien aikana.
Kun asia koetaan tärkeäksi ja ajankohtaiseksi, ihmiset lähtevät mukaan toimintaan. Vapaaehtoisilla on laaja valinnan mahdollisuus monimuotoisella vapaaehtoistoiminnan kentällä. Onnistuneessa rekrytoinnissa auttaa hyvä suunnittelu ja kekseliäisyys sekä organisaation tunnettavuus. Miten siis saada näkyvyyttä ja tavoittaa potentiaaliset vapaaehtoiset? Mikä houkuttelisi ja motivoisi vapaaehtoisia?
Kohderyhmät tavoitetaan monipuolisella viestimisellä usealla kanavalla. Viestinnässä tuodaan samalla esiin yhdistyksen arvot, toiminta ja tarkoitus. Verkot on heitettävä mahdollisimman kattavasti vesille: aloittaa voi vaikka jo olemassa olevista kanavista, jotka monesti ovat yhdistyksen sivut, sähköpostilistat, somekanavat ja yhteistyöverkostot. On myös tärkeää, että yhdistyksen sivuilta ja/tai yhteystiedoista löytyy selkeästi tieto siitä, kehen ja miten ottaa yhteyttä, jos on kiinnostunut vapaaehtoistoiminnasta.
Lue alta vinkit vapaaehtoisten tavoittamiseen eri keinoin:
- Pyyntö/kysyminen, kaverin kutsu
Yllättävän moni ei ole aloittanut vapaaehtoistoimintaa siksi, että kukaan ei ole pyytänyt mukaan. Varsinkin nuoret kaipaavat, että heitä kutsuttaisiin suoraan mukaan toimintaan. Parhaiten rekrytoinnissa toimii tutkitustikin toisen vapaaehtoisen tai työntekijän henkilökohtainen kutsu. Vapaaehtoisten ystävät ja kaverit sekä henkilökohtainen sosiaalinen verkosto omaavat todennäköisesti saman arvomaailman, ja tuttuja on helppo pyytää mukaan toimintaan. Kannattaa myös pyytää mukaan aktiivisia toimijoita muilta aloilta ja erilaisten harrastusten parista. - Puskaradio
Kun vapaaehtoiset viihtyvät, he mainostavat huomaamattaan. Positiivinen kertominen yhdistyksen toiminnasta eri alustoilla vie eteenpäin viestiä houkuttelevasta toiminnasta. Ihmisiä voi myös pyytää kertomaan rekrytoinnista eteenpäin. Mitä laajemmin rekrytointia ”mainostetaan”, sitä laajemmalle se leviää. - Mukaan kasvaminen
Moni vapaaehtoinen on tullut mukaan pikkuhiljaa esimerkiksi osallistumalla toimintaan ensin perheen harrastuksen parissa ja iän ja/tai kokemuksen karttuessa osallistumalla vapaaehtoisena. Monesti kiinnostus vapaaehtoistoimintaan pohjautuu myös perittyyn kasvatukseen ja arvomaailmaan. Toiminnassa mukana olevia ja kiinnostuneita voi osallistaa vähitellen ajan mittaan. Heitä voi myös rohkeasti pyytää mukaan. - Some- ja tiedotuskanavat
Sosiaalisen median ja tiedotuskanavien kautta voi pitää yllä tietoutta yhdistyksen vapaaehtoistoiminnasta ja tehdä taustatyötä mahdollisen rekrytoinnin eteen. Näitä kanavia ovat esimerkiksi Facebook, Twitter, Instagram, blogi, sähköpostilistat, verkkosivut ja uutiskirjeet. Rekrytointi-ilmoitus kannattaa tuoda näkyvästi esille somekanavissa, välittää sähköpostilistojen ja uutiskirjeiden kautta sekä jakaa uudelleen ja linkittää mahdollisimman moneen paikkaan. - Tempaukset ja vapaaehtoisten päivät
Näkyvyyttä voi saada esimerkiksi puuhaamalla hauskoja tempauksia ja keksimällä erikoisia vapaaehtoistehtäviä. Mieti, mikä voisi herättää medianäkyvyyttä omaan järjestöönne sopivasti. Idea voi olla hieman kevyempikin, erikoinen tai hauska – se voi olla herättelevä tai vaikka pilke silmäkulmassa tehty. Julkisuus ja näkyminen toimivat hyvinä rekrytointikeinoina. - Paikallislehden juttu, muu media
Paikallislehdille ja medialle voi tarjota juttua monelta eri kantilta. Faktatietoihin perustuva perusartikkeli tarjoaa tietoa yhdistyksestä ja sen vapaaehtoistoiminnasta. Kevyemmät tempaukset ja erikoiset vapaaehtoistehtävät tarjoavat myös näkyvyyttä. Juttujen ohella voi mainostaa avoimia tehtäviä. - Mainonta
Perinteinen mainonta on hyvä ja nopea keino saada julki tieto avoimista paikoista. Mainontaa voi tehdä maksullisesti lehdissä, Facebookissa jne. Tätä kannattaa harkita, jos on kiireellinen tarve vapaaehtoisille. Mainontaa voi toteuttaa myös hitaammalla syklillä some- ja tiedotuskanavien kautta. - Yhteistyöverkostot
Yhteistyöverkostoista ja niiden kautta voi etsiä vapaaehtoisia. Yhteistyössä voi myös tehdä rekrytointikampanjan, pitää molemmin puolin esillä vapaaehtoistoimintaa sekä välittää hyviä ideoita, vinkkejä ja ajatuksia. - Esitteet
Avoimista tehtävistä tai yleisesti vapaaehtoistoiminnasta yhdistyksessä tai järjestössä voi tehdä esitteitä, lentolehtisiä, julisteita tai vastaavia. Näitä voi jakaa ja laittaa esille paikkakunnan ”solmukohdissa”, kuten kirjastoissa, oppilaitoksissa, kouluissa ja urheilupaikoissa. Hyviä paikkoja ovat esimerkiksi ilmoitustaulut. - Aiempien vapaaehtoisten kontaktointi ja aktivointi
Joskus aktiivinen vapaaehtoinen väsyy, hänen osallistumisensa hiipuu ja hän saattaa lopettaa kokonaan. Syynä voi olla muuttunut elämäntilanne, ajan puute, työlääntyminen tai innostuksen hiipuminen. Aiempiin vapaaehtoisiin tai mukanaoloaan vähentäneisiin kannattaa olla yhteydessä ja kysellä heidän tuntemuksiaan. Heihin voi puhaltaa uutta intoa etsimällä uusia tapoja osallistua, kutsumalla koulutuksiin sekä miettimällä uusia vapaaehtoistoiminnan kohteita ja tehtäviä.
Vapaaehtoistyö.fi
Yksi tapa etsiä uusia vapaaehtoisia on ilmoittaa avoimista vapaaehtoistehtävistä Vapaaehtoistyö.fi-sivustolla. Sivustolla tehtäviä voivat ilmoittaa kunnat, järjestöt, seurakunnat ja muut yleishyödylliset toimijat. Vapaaehtoistyö.fi-palvelusta vapaaehtoinen voi myös etsiä mieleisiä vapaaehtoistehtäviä paikkakunnan, ajan ja teeman perusteella.
Lue myös Vapaaehtoistyö.fi-palvelun koostamat vinkit vapaaehtoisten rekrytointiin.
Rekrytoinnissa huomioitavat käytännön seikat
On tärkeää, että tuleva vapaaehtoinen tietää kehen olla yhteydessä vapaaehtoistehtävästä. Yhteystietojen täytyy olla selkeästi ja helposti löydettävissä, eikä yhteyttä ottavaa vapaaehtoista tule pallotella monen henkilön välillä.
Selkeintä monesti on, että yksi ihminen koordinoi vapaaehtoisten rekrytointia ja tietää avoimista tehtävistä kattavasti. Vapaaehtoista ei tule rekrytoida ”roikkumaan” eli odottelemaan sopivia tehtäviä – se näivettää innostuksen tehokkaasti. Uusille vapaaehtoisille pitää löytyä mielekästä tekemistä. Tehtävät täytyy ottaa tarkasteluun jo ennakkoon miettien, millaisia tarpeita ja ominaisuuksia juuri siinä toimessa tarvitaan.
Vapaaehtoiselle on hyvä tehdä oma ohjekansio, josta löytyvät yhteystiedot ja muut tarvittavat materiaalit.
Kun uusi henkilö tuo esille kiinnostuksensa vapaaehtoistoimintaan, on hyvä tehdä alkuhaastattelu. Tämä voidaan tehdä kasvokkain, puhelimitse, videohaastatteluna tai sähköpostitse. Alkuhaastattelun kautta tutustutaan ja varmistetaan, että henkilö ymmärtää, mihin vapaaehtoistoimintaan hän on osallistumassa.
Tutustumisen kautta selviää, mistä vapaaehtoinen on kiinnostunut, millaisia taitoja hänellä jo on ja mitä hän olisi valmis opettelemaan. Joskus voi käydä niin, että vapaaehtoinen ei sovi esimerkiksi arvojensa puolesta hakemansa yhdistyksen toimintaan. On yhteinen etu, että hänet voidaan ohjata toiseen yhdistykseen, jossa arvot kohtaavat paremmin.
Alkukohtaamisessa kerrotaan tarkemmin tehtävistä, käydään läpi toiminnan vastuuhenkilöt sekä nimetään yhteyshenkilö. Vapaaehtoista auttaa myös toiminnan läpikäyminen ja roolien selkeyttäminen. Vapaaehtoiselle on hyvä tehdä oma ohjekansio, josta löytyvät yhteystiedot ja muut tarvittavat materiaalit.
Sopimus vapaaehtoistehtävästä
Kertaluontoisissa tehtävissä sopimus vapaaehtoistehtävästä ei ole aina tarpeen, mutta yleisesti sopimus luo ymmärryksen tehtävän tarjoajan ja vapaaehtoisen välille. Sen on tarkoitus tuoda esiin yhteiset toimintatavat ja tehtävänkuvaus, kirjata ylös yhteystiedot sekä toimia salassapitositoumuksena. Sopimuksen sisältö vaihtelee yhdistyksen toiminnan mukaan. Siinä voidaan kirjata:
- Yhdistyksen arvot ja toimintaperiaatteet
- Yhdistyksen yhteystiedot
- Yhteyshenkilön yhteystiedot
- Vapaaehtoisen yhteystiedot
- Vapaaehtoisen kiinnostuksen kohteet
- Vapaaehtoisen tehtävänkuvaus
- Ohjeita tehtäviin
- Salassapitositoumus.
Miten nuoria saa innostettua mukaan vapaaehtoistoimintaan ja mitä täytyy ottaa huomioon nuoria vapaaehtoisia rekrytoidessa? Kansalaisareenan JEP – Nuorten näköinen vapaaehtoistoiminta -hanke kehittää nuorten näköistä vapaaehtoistoimintaa. Seuraa hanketta myös Instagramissa. Vinkkejä löytyy myös Nuorten vapaaehtoistyön käsikirjasta.
Alkuperäinen teksti: Paula Vihiniemi, 2020 / Päivitetty 2022, Kansalaisareena ry