Joskus tilanteet vapaaehtoistoiminnassa ajautuvat solmuun, ja silloin on viimeistään ryhdyttävä purkamaan niitä. Tässä osiossa kerrotaan, mitä vapaaehtoistoiminnan ongelmatilanteissa kannattaa tehdä.
Organisaation vastuulla on huolehtia siitä, että vapaaehtoisen turvallisuudelle tai terveydelle ei aiheudu haittaa tai vaaraa. Kunkin organisaation vastuulla on puuttua tietoonsa tulleisiin epäkohtiin. Epäkohtiin puuttuminen määrittyy tilanteiden vakavuuden mukaan. Ristiriitatilanteita ei tule kuitenkaan jättää hoitamatta.
Hyvinvointia vapaaehtoistoiminnassa tukee se, että ongelmalliset asiat nostetaan esille mahdollisimman nopeasti. Kun asioista puhutaan riittävän usein, puhuminen arkipäiväistyy eikä tunnu enää vaikealta.
Puheeksi ottamisen periaatteet
Ratkaisemattomat ongelmat sekä puhumattomat tai hoitamattomat asiat tuottavat tarpeetonta kärsimystä sekä yksilöille että yhteisölle. Puheeksi ottamisen periaatteet auttavat puhumaan asioista suoraan mutta toisia arvostavasti. Puheeksi ottamisen taito on tärkeä niin vapaaehtoiselle kuin toimintaa koordinoivalle ammattilaiselle.
Puheeksi ottamisella tarkoitetaan jonkin asian esille tuomista yhteiseen keskusteluun. Puheeksi ottaminen ei ole arvostelua ja moittimista. Tärkeää on varmistaa, että kuuntelu on vastavuoroista ja kaikilla on mahdollisuus tulla kuulluksi.
Puheeksi ottaminen voi tuntua pelottavalta: saatat pohtia, seuraako siitä esimerkiksi kielteisiä tunnereaktioita tai motivaation laskua. Tällöin on hyvä visioida pidemmälle tulevaisuuteen: Miltä tulevaisuus näyttää, kun asia on ratkaistu? Entä siinä tapauksessa, jos asia jää ottamatta puheeksi? Keneltä voisit saada tukea puheeksi ottamiselle?
Seuraavat periaatteet ovat tukena puheeksi ottamisessa:
- Omasta puolestaan puhuminen
- Perustuu havaintoihin eikä uskomuksiin
- Toimintaan ja käyttäytymiseen kohdistuvaa, ei persoonallisuuteen
- Konkreettista ja kuvailevaa, ei vihjailevaa
- Painopiste tulevaisuudessa eikä menneisyydessä
- Painopiste ratkaisuissa, ei ongelmissa
- Jämäkkyys ja pitkäjänteisyys tarvittaessa
- Aktiivinen seuranta
Puheeksi ottaminen auttaa, kun vapaaehtoisesta herää huoli
Vapaaehtoistoiminnan koordinaattorilla voi herätä huoli vapaaehtoisesta monestakin syystä. Vapaaehtoisen puheeseen saattaa esimerkiksi ilmestyä kyynisyyttä ja toivottomuutta, mikä voi kertoa ongelmista jaksamisessa.
Varhainen ongelmiin puuttuminen kannattaa. Silloin asiaan voi vielä reagoida monilla eri tavoilla. Dialoginen huolen puheeksi ottaminen on tapa ottaa askarruttava tai hankala asia puheeksi toista ihmistä arvostaen. Tämän huolen puheeksi ottamisen mallin löydät Työterveyslaitoksen verkkosivuilta.
Mallia voidaan soveltaa esimerkiksi tilanteeseen, jossa vapaaehtoistoiminnan koordinaattorilla herää huoli siitä, että vapaaehtoinen toimii omaan osaamiseensa ja jaksamiseensa nähden liian vaativissa ja vastuullisissa tehtävissä. Tilanteessa on hyvä lähteä liikkeelle luottamuksesta vapaaehtoisen hyväntahtoisuuteen. On hieno asia, että vapaaehtoinen haluaa ottaa vastuuta ja haastaa itseään.
Näin voit ottaa puheeksi huolen vapaaehtoisen jaksamisesta:
- Pohdi, miten voisit ilmaista tahtovasi vapaaehtoiselle hyvää. Voit esimerkiksi kertoa, että toivot vapaaehtoisen viihtyvän ja jaksavan tehtävässään sekä saavan siitä itselleen iloa. Jaksamisen kannalta on tärkeää varmistaa, että tehtävä on hallittavissa.
- Voit keskustella vapaaehtoisen kanssa siitä, mikä tehtävässä on hänelle kaikkein rakkainta ja tärkeintä. Mistä hän ei haluaisi luopua?
- Saatatte tunnistaa tehtävässä osa-alueita, joihin vapaaehtoisella on paljon annettavaa, ja toisia, joissa osaaminen ja jaksaminen ei enää riitä. Voisiko tehtävää rajata ja keskittyä vahvistamaan vapaaehtoisen osaamista rajatummassa tehtävänkuvassa?
Mistä konfliktit syntyvät vapaaehtoistoiminnassa?
Yleensä konfliktit alkavat pienistä ja arkisista asioista. Vapaaehtoistoiminnassa erilaiset ihmiset tulevat yhteen toimimaan itselleen tärkeiden asioiden puolesta. Timo Pehrmanin (2010) mukaan lähtölaukauksena konfliktille voivat toimia esimerkiksi ihmisten erilaiset vuorovaikutustyylit, toimintatavat tai erot pelisääntöjen tai ohjeiden tulkinnassa.
Merkittävin konfliktin aiheuttaja on selän takana puhuminen. Hankalistakin asioista tulisi aina puhua avoimesti, ja palautetta tulisi antaa ymmärrettävästi. Kun ihmiset puhuvat toisistaan selän takana kielteiseen sävyyn, saavat väärinkäsitykset, tulkinnat ja huhut suhteettoman paljon tilaa. Konflikti paisuu väärien tulkintojen myötä.
Puhumattomuus on konfliktissa yleistä ja syventää sitä. Pahimmillaan puhumattomuus voi johtaa siihen, että toista ei edes tervehditä. Puhumattomuuden rinnalla esiintyy toisen huomioimattomuutta. Toiselle ei esimerkiksi anneta aikaa puhua tai häntä ei olla kuulevinaankaan. Myös hänen katsekontaktiaan voidaan vältellä. Tämän toinen kokee yleensä loukkaavaksi käyttäytymiseksi.
Konfliktia ylläpitää epäasiallinen puhetapa. Se voi olla huutamista, vihjailua ja piikittelyä, henkilökohtaista arvostelua, toisen yksityisasioista puhumista tai muuta vallankäyttöä. Osapuolet voivat kokea häpeää ja pelkoa, mikä johtaa keskustelun välttelyyn. Konfliktin varsinaiset syyt eivät pääse esille, vaan yhteisön ilmapiiri tulehtuu.
Konfliktin ratkaisemisessa perinteiset ongelmanratkaisumenetelmät eivät toimi. Konfliktin analysoiminen kuluttaa ihmisen voimavarat loppuun. Sen sijaan aikaa tulee käyttää siihen, että kaikki osapuolet pääsevät ketomaan omia ajatuksiaan ja näkemyksiään. Väärinymmärrysten ja erillisten tulkintojen sijaan päästään rakentamaan yhteistä ymmärrystä.
Konfliktit kuntoon dialogin avulla
Konfliktien ratkaisussa tarvitaan avointa vuorovaikutusta ja osapuolten tasapuolista kuulemista, sillä jokaisella osapuolella on usein erilainen näkemys. Dialogin avulla voidaan purkaa vastakkainasettelua ja pyrkiä ymmärtämään toisia paremmin. Kohtaamisen tulee olla tasapuolista ja antaa yksilöille mahdollisuus kertoa kokemuksistaan, tulkinnoistaan ja tunteistaan. (Attias & Brandsma 2020.)
Dialogin voi vetää vapaaehtoistoimintaa koordinoiva henkilö itse, mikäli hänellä on riittävä osaaminen dialogin ohjaamiseen. Vaativissa konflikteissa tarvitaan kuitenkin vankkaa ammattitaitoa.
Konfliktin käsittelyyn voi valmistautua Sitran ohjeen mukaan:
- Aluksi selvitetään ne henkilöt, joiden tulee olla paikalla ja joita asia koskee. Kun osapuolet kutsutaan tilaisuuteen, heille tulee kertoa, mitä asioita tilaisuudessa käsitellään ja mihin keskustelulla pyritään.
- Käsittelyyn varataan aikaa runsaasti.
- Dialogin aloituksessa käydään läpi dialogin rakenne ja selvennetään, miksi ollaan paikalla. Vetäjä varaa itselleen oikeuden johtaa keskustelua. Korostetaan, että keskustelun tarkoituksena on toisten ymmärtäminen.
- Kun keskustelu on päättynyt, vetäjä kokoaa yhteen, mitä on sanottu ja täsmentää sekä yksimielisyydet että erimielisyydet. Tärkeää on myös pohtia, miten tulisi toimia jatkossa. Ratkaisuun ei kuitenkaan ole pakko päästä.
- Lopuksi pohditaan yhdessä, onko asia selvinnyt ja sovitaan tarvittaessa jatkokeskustelusta.
Alla olevia kysymyksiä voi käyttää ongelmatilanteen purkamiseen, ja niitä voi kysyä osapuolilta sekä yhdessä että erikseen:
- Mitä tapahtui?
- Mitä ajattelit siitä silloin? Entä nyt?
- Millaisia vaikutuksia tilanteella oli elämääsi? Keihin muihin se vaikutti ja miten?
- Miltä sinusta tuntuu?
- Miten toivot asioiden olevan? Mitä tarvitset?
- Millaisia toiveita esittäisit toiselle osapuolelle?
- Mitä olisit valmis tekemään itse toisin?
Kysymysten tavoitteena on löytää osapuolten näkökulmista rauhaa rakentavia aineksia. Heidän on myös tärkeää kuulla, mitä toiset osapuolet puhuvat. Dialogin tarkoituksena on lisätä ymmärrystä konfliktiin johtaneista syistä ja niiden vaikutuksista.
Konfliktin jälkeen sovittelussa laaditut sopimukset ovat eräänlaisia rauhan sopimuksia, joiden toteutumista pitää seurata. Kun sopimukset pitävät, päästään etenemään muutosvaiheeseen. Jos sovittelulla on onnistuttu korjaamaan osapuolten välinen suhde, toimivan suhteen kautta keskusteluja voidaan syventää. Tarkoituksena ei ole pyrkiä yksimielisyyteen vaan löytää ne voimavarat ja vahvuudet, joita erilaiset näkökulmat tuovat toimintaan. (Attias & Brandsma 2020.)
Ulkopuolisen fasilitoijan käyttäminen
Pitkälle edenneessä ja vaikeassa konfliktitilanteessa ulkopuolisen henkilön kutsuminen sovittelijaksi voi olla toimivin ratkaisu. Ulkopuolinen sovittelija on tilanteeseen nähden neutraali taho. Prosessia voi ohjata esimerkiksi koulutettu dialogiohjaaja, työnohjaaja tai muu asiantuntija.
Ammattitaitoinen sovittelija perehtyy tilanteeseen, kuuntelee osapuolten näkemyksen asiasta ja tuo sitten osapuolet yhteiseen keskusteluun. Sovittelija ei ole kummankaan osapuolen puolella vaan fasilitoi keskustelua oikeaan suuntaan ja edistää sovinnon syntymistä. Hän ei istuta pöytään ihmisiä kylmiltään vaan vasta, kun he ovat siihen valmiita. (Attias & Brandsma 2020.)
Sovittelijan johdolla toteutetun konfliktin käsittelyn pohjalta yhteisö voi rakentaa itselleen oman sovittelumallin, jonka olemassaolo myös ennaltaehkäisee tulevia konflikteja. Kun yhteisöllä on olemassa malli konfliktien käsittelyyn, vapaaehtoiset voivat luottaa siihen, että he voivat ottaa konfliktit puheeksi jo ennen kuin ne ehtivät tulehtua. (emt.)
Esimerkkejä ongelmatilanteista ja ratkaisuista vapaaehtoistoiminnassa
Tähän osioon on koottu käytännön vapaaehtoistoiminnassa havaittuja haastavia tilanteita ja ehdotuksia niiden ratkaisuiksi. Alla olevista linkeistä pääset suoraan ongelmaan ja sen ratkaisuun.
- Vapaaehtoisen soveltuvuus tehtävään tuntuu epävarmalta
- Vapaaehtoinen sooloilee
- Ikääntynyt vapaaehtoinen ei enää pysy tehtäviensä tasalla
- Yhteisöön on syntynyt kuppikuntia, ja uusien vapaaehtoisten on vaikeaa päästä mukaan
- Negatiiviset ihmiset latistavat tunnelmaa
- Luottovapaaehtoinen osallistuu jokaiseen tehtävään ja tapahtumaan
- Vain harvat ihmiset kantavat vastuuta
- Vapaaehtoiset eivät saavu yhteisiin tilaisuuksiin
Vapaaehtoisen soveltuvuus tehtävään tuntuu epävarmalta
Vapaaehtoisten rekrytoinnissa ihmistuntemus on tärkeää. Vapaaehtoista rekrytoitaessa saattaa herätä tunne, että vapaaehtoinen ei ehkä sovellukaan tehtävään, johon on hakeutunut.
Tällaisessa tilanteessa auttaa usein hieman hitaampi eteneminen. Vapaaehtoiselle kannattaa perehdytysvaiheessa selittää mahdollisimman hyvin auki tehtävän vaatimukset ja edellytykset. Vapaaehtoinen voi myös osoittaa kykynsä toimimalla aluksi jossakin vähemmän vastuullisessa roolissa.
Vapaaehtoista rekrytoivan on hyvä tarkastella, onko omien epäilysten takana ennakkoluuloja tai vapaaehtoisesta tehtyjä oletuksia, jotka eivät välttämättä pidä paikkaansa. Lähempi tutustuminen vapaaehtoiseen auttaa löytämään vapaaehtoisen todelliset voimavarat, jotka eivät pikaisessa kohtaamisessa tule esille.
Vapaaehtoinen sooloilee
Vaikka yhteisesti sovitut käytännöt olisivat vapaaehtoisen tiedossa, vapaaehtoinen saattaa silti toimia niitä vastaan. Taustalla voi olla esimerkiksi se, että vapaaehtoinen on turhautunut yhteisten käytäntöjen kankeuteen. Vapaaehtoisen kanssa voi avata keskustelun siitä, mihin tavoitteisiin yhteisillä käytännöillä pyritään ja kysyä, miksi hänen oma toimintatapansa on hänen mielestään parempi. On hyvä keskustella myös siitä, miten vapaaehtoinen on käytänteitä tulkinnut.
Ikääntynyt vapaaehtoinen ei enää pysy tehtäviensä tasalla
Vapaaehtoistoiminta on ikääntyvälle ihmisille tärkeä osallisuuden lähde ja usein myös vastalääkettä yksinäisyyteen. Ikääntyvän vapaaehtoisen kyvyt ja voimavarat voivat kuitenkin heiketä niin, että hän ei enää sovellu vapaaehtoistehtävään, jota on pitkään hoitanut.
Ikääntyneen vapaaehtoisen jaksaminen kannattaa ottaa lempeästi puheeksi kysymällä esimerkiksi, miltä vapaaehtoisena toimiminen on viime aikoina tuntunut, mitkä asiat ovat haasteellisia ja mihin vapaaehtoinen kokee tarvitsevansa tukea. Vapaaehtoista kannattaa myös kiittää pitkäaikaisesta sitoutumisesta toimintaan.
Joskus vapaaehtoistoiminnan koordinaattori saattaa havaita vapaaehtoisen muistisairauden jo ennen vapaaehtoista itseään. Vapaaehtoinen ei tällöin ole välttämättä vastaanottavainen itse muistisairaudesta puhumiselle.
Jos vapaaehtoistehtävän suorittaminen joudutaan keskeyttämään kokonaan, on hyvä pohtia valmiiksi, voiko vapaaehtoiselle tarjota jotakin sopivampaa tehtävää. Pohtia voi myös, onko vapaaehtoisen mahdollista tulla viettämään aikaa johonkin muuhun toimintoon, jotta hän ei joutuisi luopumaan hänelle tärkeästä yhteisöstä kokonaan.
Yhteisöön on syntynyt kuppikuntia, ja uusien vapaaehtoisten on vaikeaa päästä mukaan
Kuppikuntien syntymisen taustalla on monia myönteisiäkin asioita. Kuppikuntaan kuuluvat tuntevat vahvaa yhteenkuuluvuuden tunnetta, ja tiiviiksi hitsautunut porukka on vapaaehtoistoiminnassa usein myös hyvin aikaansaava ja itseohjautuva.
Joskus kuppikunnan toiminta voi olla ristiriitaista: mukaan kaivataan uusia tekijöitä, mutta näitä ei kuitenkaan onnistuta ottamaan avosylin vastaan. Jos vapaaehtoiset toivovat uutta verta mukaan toimintaan, he ovat varmasti myös motivoituneita pohtimaan yhdessä keinoja uusien tulijoiden vastaanottamiseksi. Tässä kohtaa on hyvä palauttaa mieliin arvot, joihin vapaaehtoiset ovat sitoutuneet tullessaan mukaan toimintaan.
Vapaaehtoisten kuppikuntien purkamisessa mentorijärjestelmän luominen voi olla toimiva keino. Olemassa olevat vapaaehtoiset toimivat kummeina tai mentoreina, osallistuvat uusien vapaaehtoisten perehdytykseen ja siirtävät näin osaamistaan uusille tulijoille.
Negatiiviset ihmiset latistavat tunnelmaa
Toisinaan tilaisuuksissa, joiden tarkoituksena on innostaa ihmisiä ja ideoida uutta, keskustelua dominoi henkilö, jonka negatiiviset kannanotot latistavat tunnelmaa.
Riitta Birck (2020) käsittelee tällaista tilannetta Pienessä Yhteisöllisyysoppaassa (pdf):
Negatiivisen kannanottajan mielipiteet johtuvat yleensä huonoista kokemuksista ja asioista, joiden suhteen luottamus on hävinnyt eikä ihminen ole tullut kuulluksi. Vertaissuhteissa tilanteet haastavan ihmisen kanssa saattavat ajautua ylitsepääsemättömiksi riidoiksi. Yhteisökoordinaattorin tehtävänä on olla asioiden yläpuolella ja vahvistaa osallistujille kokemusta siitä, että jokaisen mielipide on tärkeä, se negatiivinenkin. Siihenkin voi ottaa positiivisen näkökulman ja sen voi ymmärtää laajemmasta kokonaisuudesta käsin.
Riitta Birck 2020
Luottovapaaehtoinen osallistuu jokaiseen tehtävään ja tapahtumaan
Vapaaehtoistyö.fi-palvelun vapaaehtoisten kyselyssä (pdf) 29,9 % vastaajista kertoi, että he jatkavat vapaaehtoistehtävässä, koska ei ole ketään muutakaan, joka sen hoitaisi. Lähes sata vastaajaa (9,2 %) sanoi, etteivät he koe voivansa kieltäytyä tarjotusta vapaaehtoistehtävästä.
Yksi vapaaehtoistoiminnan periaatteista on juuri toiminnan vapaaehtoisuus ja oma halu osallistua. Vapaaehtoistoiminnasta saa aina myös kieltäytyä tai siitä voi pitää taukoa. Tarvittaessa vapaaehtoisen osallistumista voi vähentää tai hänelle voi suositella taukoa toiminnasta.
Toiminnassa on myös tärkeää pyrkiä mahdollisuuksien mukaan varmistamaan, ettei yhdelle tai muutamalle luottovapaaehtoiselle kerry kohtuutonta työtaakkaa ja vastuuta. Myös luottovapaaehtoisia on hyvä muistuttaa siitä, että he voivat kieltäytyä tarjotuista vapaaehtoistehtävistä.
Vain harvat ihmiset kantavat vastuuta
Varsin tavallinen tilanne yhdistysten toiminnassa on se, että vain muutama ihminen kantaa vastuuta ja tarttuu tehtäviin. Sanotaan, että ihmisiä vaivaa sitoutumiskammo.
Vapaaehtoistehtävien keventäminen vähentää sitoutumisen pelkoa. Kun vastuupaikat ovat kohtuullisen kokoisia, saadaan tehtävien välille enemmän liikettä. Näin voidaan purkaa tilannetta, jossa samat ihmiset vastaavat toiminnasta vuodesta toiseen.
Kokeile näitä vastuuttamisen keinoja:
- Uusien mukaan ottaminen: anna olemassa olevalle yhteisön jäsenelle tehtäväksi tutustuttaa uusi ihminen yhteisön jäseniin ja toimintatapoihin.
- Pienet tehtävät: hyvin monenlaiset ihmiset voivat hoitaa pieniä ja lyhytkestoisia tehtäviä. Tällöin myös vastuullisemmassa roolissa olevien vapaaehtoisten tehtävät helpottuvat.
- Sujuva roolinvaihto: eri tehtävien välillä tulisi olla mahdollista liikkua sujuvasti. Vastuullisista tehtävistä kannattaa tehdä määräaikaisia, ja tehtäviä kannattaa kierrättää nopealla syklillä.
- Parivastuu: vastuutehtävän voi jakaa työparille. Parityössä saa keskustelukumppanin ja innostajan. (Birck 2020)
Vapaaehtoiset eivät saavu yhteisiin tilaisuuksiin
Joskus vapaaehtoisia ei saa lähtemään edes virkistystapaamisiin tai kiitosjuhliin, vaikka näitä olisi kovastikin toivottu. Voit ennakoida tilannetta seuraavilla tavoilla:
- Kun järjestät virkistystilaisuutta, varmista, että kaikilta kysytään mielipidettä tilaisuuden ohjelmasta. Pyri siihen, että vapaaehtoisten toiveet toteutuvat, jos se vain on taloudellisesti mahdollista.
- Varmista, että tilaisuuteen osallistuminen on kaikille esteetöntä ja saavutettavaa.
- Osaa paikalle tulijoista voi motivoida eniten toisten vapaaehtoisten kohtaaminen ja yhteisöllisyys, toisia saavutusten näkyväksi tekeminen ja kolmansia hyvä ruoka ja viihdyttävä ohjelma. Varmista, että tilaisuudessa ovat jollakin tavalla mukana nämä kaikki elementit.
Seuraavassa osiossa jaamme vinkkejä ja keinoja jaksamiseen vapaaehtoistoiminnassa.
Lähteet ja lisätietoa:
Attias, Miriam & Brandsma, Bart. 2020. Polarisaatio ja Konfliktit – eli kuinka me ja ne ajattelu vaikuttaa keskinäisissä konflikteissamme. Teoksessa Attias, Miriam & Kangasoja, Jonna (toim.) Me ja ne. Välineitä vastakkainasettelun aikaan. Riika: Into Kustannus oy.
Attias, Miriam & Kangasoja, Jonna (toim.) 2020. Me ja ne. Välineitä vastakkainasettelun aikaan. Riika: Into Kustannus oy.
Birck, Riitta. 2020: Pieni yhteisöllisyysopas – vinkkejä yhteisöllisyyden kehittämiseen (pdf).
Wikman-Heinonen, Hanna. Vaikeiden asioiden puheeksi ottaminen (PowerPoint-diat).
KKT-keskus Arvo.
Pehrman, Timo. 2010. Konfliktien synty ja sovittelu työyhteisössä. Teoksessa Poikela, Esa (toim.) Sovittelu – Ristiriitojen kohtaamisesta konfliktien hallintaan. Juva: Ps-Kustannus.
Poikela, Esa (toim.) Sovittelu – Ristiriitojen kohtaamisesta konfliktien hallintaan. Juva: Ps-Kustannus.
Sitra.fi. Näin valmistaudut konfliktin käsittelyyn.
Thl.fi. Dialoginen huoleksi puheeksi ottaminen.
Vapaaehtoistyö.fi. Vapaaehtoisten kysely 2022 (pdf).
Puolitaival, Satu; Porthén, Anne & Salmela, Marjo. Opas vapaaehtoisten hyvinvointiin. Kansalaisareenan julkaisuja 2/2022.