Mitä on hyvä vapaaehtoisten johtaminen?

Hyvällä vapaaehtoisten johtamisella ja koordinoinnilla luodaan puitteet vapaaehtoistoiminnalle. Näin varmistetaan, että vapaaehtoiset pääsevät hyödyntämään voimavarojaan, viihtyvät tehtävissään ja saavat toiminnasta hyvinvointia itselleen.

Vapaaehtoinen tulee perehdyttää tehtäviensä lisäksi yhteisön arvoihin sekä toiminnan pelisääntöihin ja ohjeisiin. Yhteiset ohjeistukset on hyvä pitää ajan tasalla ja kaikkien saatavilla, ja niistä kannattaa keskustella säännöllisesti.

Takaamalla riittävät resurssit vapaaehtoistoiminnan johtamiseen ja koordinointiin organisaatio osoittaa sitoutumisensa vapaaehtoisten hyvinvoinnin edistämiseen. Osaava vapaaehtoistoiminnan koordinaattori, jolla on riittävästi työaikaa vapaaehtoisten johtamiseen, on resursseista tärkein. Myös esimerkiksi koulutusten, virkistysten ja työnohjausten resurssointiin tulee kiinnittää huomiota. (Uitto 2021.)

Kuka vastaa vapaaehtoisten johtamisesta ja turvallisuudesta?

Vapaaehtoistoiminnan järjestäjän velvoitteita käsitellään kattavasti Suomi.fi-sivustolla. Vapaaehtoistoiminnan tarjoaja on velvollinen mahdollisuuksiensa mukaan huolehtimaan vapaaehtoisten turvallisuudesta ja terveydestä.

Vapaaehtoisten tekemä työ ei saa olla vaarallista, eikä se saa uhata tekijänsä terveyttä tai hyvinvointia. Työn määrän tulee olla kohtuullinen ja työtehtävien sellaisia, että ne soveltuvat vapaaehtoisille. Vapaaehtoistyöllä ei myöskään saa korvata ammattityötä.

Vapaaehtoistyö kuuluu työturvallisuuslain piiriin silloin, kun vapaaehtoisen työ on samankaltaista kuin työpaikan työntekijöiden työ. Vapaaehtoisen turvallisuutta lisää sopimuksen tekeminen vapaaehtoistyöstä. Sopimus velvoittaa niin vapaaehtoista kuin työnantajaakin huolehtimaan velvoitteistaan.

Vapaaehtoistoiminnan järjestäjä voi nimetä yhteyshenkilön, joka vastaa vapaaehtoisten ohjauksesta ja työn järjestelyistä. Vapaaehtoiset on perehdytettävä tai koulutettava tehtävään. Usein järjestäjät hankkivat vapaaehtoisilleen tapaturma- ja matkavakuutuksen. Järjestäjät voivat hankkia myös vahinkovastuuvakuutuksen. Vapaaehtoisille tulee kertoa vakuutusturvasta ja asioista, joista he ovat vastuussa itse.

Hyvinvoinnin huomioiminen vapaaehtoisten perehdytysvaiheessa

Vapaaehtoisen hyvinvoinnista huolehtiminen alkaa jo haastattelu- ja perehdytysvaiheessa. Haastateltaessa ja ensi kertaa tavattaessa pitää varmistaa, että vapaaehtoinen tuntee olevansa tervetullut ja että hänen panostaan ja osaamistaan arvostetaan.

Vapaaehtoiselta kannattaa kysyä hänen osaamisestaan ja mielenkiinnonkohteistaan sekä osallistaa häntä mahdollisuuksien mukaan toiminnan kehittämiseen. Tämä lisää vapaaehtoisen osallisuuden kokemusta ja sitä kautta myös hyvinvointia vapaaehtoistehtävässä. Vapaaehtoistyö.fi-palvelun vapaaehtoisten kyselyssä (pdf) (2022, n=995) 11,8 % vastaajista sanoi, ettei ole saanut riittävää perehdytystä tehtäväänsä.

Perehdytyksessä käydään läpi vapaaehtoistoiminnan periaatteet sekä organisaation arvot ja säännöt. Vapaaehtoiselle kerrotaan myös selkeästi, mitä tehtävä pitää sisällään, mihin hän sitoutuu ja mitä häneltä odotetaan.

Vaikka tehtävä vaatisikin pidempää sitoutumista, tulisi vapaaehtoiselle kertoa, että osallistuminen on aina vapaaehtoista ja se täytyy tehdä omien voimavarojen ja elämäntilanteen mukaan. Vapaaehtoiselle kerrotaan myös, keneen hän voi olla yhteydessä, jos tehtävä tuntuu liian kuormittavalta tai siinä ilmenee muita ongelmia.

Jo perehdytysvaiheessa vapaaehtoisen kanssa tulisi puhua ajanhallinnasta ja elämän prioriteeteista. Mielenkiintoinen ja houkutteleva toiminta vie helposti mukanaan, eikä väsymistä ja kuormittumista välttämättä heti huomaa. Tästä syystä vapaaehtoiselta tulisikin kysyä kuulumisia ja erityisesti hänen jaksamisestaan säännöllisesti. Yksi vapaaehtoistoiminnan koordinaattoreiden tärkeistä tehtävistä on vapaaehtoisten jaksamisesta huolehtiminen.

Uutta vapaaehtoista ei saisi jättää yksin. Vaikka tehtävän hoitamiseen riittäisikin yksi henkilö, kannattaa uudelle vapaaehtoiselle aina antaa työpariksi joko kokeneempi vapaaehtoinen tai ammattilainen. Näin vahvistetaan yhteisöllisyyttä ja vapaaehtoisen kiinnittymistä organisaatioon.

Myös toiminnassa pitkään mukana olleet vapaaehtoiset kaipaavat tukea ja säännöllistä yhteydenpitoa. Vapaaehtoisten kyselyn vastaajista 11,1 % kertoi, ettei saa tarvittavaa tukea vapaaehtoistehtävässään. Silloinkin, kun vapaaehtoinen ei enää tarvitse ohjausta tai neuvoja tehtävän suorittamiseen, muista silti kysyä hänen kuulumisiaan, huolehtia hänen jaksamisestaan ja tarjota tarvittaessa mahdollisuus tuki- tai kehityskeskusteluihin.

Vahvuuksien ja voimavarojen tunnistaminen vapaaehtoistoiminnassa

Jokaisella on vahvuuksia, osaamista ja voimavaroja. Yksi vapaaehtoistoiminnan hienoimmista piirteistä on se, että siinä jokaisen voimavaroille ja vahvuuksille löytyy käyttöä yhteisten tavoitteiden edistämiseksi.

Vapaaehtoistoimintaa voidaan hyvin lähteä rakentamaan vahvuuksien pohjalle. Millaisia voimavaroja, vahvuuksia ja taitoja yhteisten tavoitteiden edistämisessä tarvitaan? Entä millaisia kykyjä toiminnasta kiinnostuneilla vapaaehtoisilla on?

Vahvuuksia löytyy niin yksilöiltä kuin yhteisöiltä. Kiinnittämällä huomiota vahvuuksiin voidaan luoda innostavaa ja arvostavaa ilmapiiriä vapaaehtoisyhteisöön sekä vahvistetaan jo olemassa olevaa hyvää. (Uitto 2021.)

Vahvuuksien huomaaminen on erityisen merkityksellistä henkilöille, joiden elämässä on ollut haasteita. Ihminen voi löytää itsestään uusia vahvuuksia läpi koko elämän. Vapaaehtoistoiminnassa saa tilaisuuksia ylittää itsensä ja löytää itsestään myös aivan uusia vahvuuksia, jotka eivät muilla elämänalueilla ole päässeet esiin.

Tarvitsetko apua yhteisön ja sen jäsenten vahvuuksien tunnistamisessa?

Siirry harjoitteeseen Vahvuustyöpaja (pdf).

Vapaaehtoisten kiittäminen, huomioiminen ja virkistystoiminta

Vapaaehtoiset antavat organisaatiolle omasta halustaan sitä kaikkein arvokkainta: omaa aikaansa. Määritelmänkin mukaan vapaaehtoistoiminnasta ei makseta palkkaa. Siitä huolimatta – tai ehkä juuri siitä syystä – vapaaehtoisten kiittäminen ja huomioiminen on äärimmäisen tärkeää. Vapaaehtoisten kyselyssä (pdf) 50,8 % vastaajista kertoi kaipaavansa enemmän virkistystoimintaa.

Meistä jokainen haluaa tuntea olevansa arvostettu. Kiitos osallistumisesta ja tehdystä työstä on helppo ja ilmainen tapa huomioida vapaaehtoisia jokaisessa vapaaehtoistehtävässä. Kiittämällä ja onnistumisia tunnistamalla voidaan myös tuoda esille jokaisen yksilöllisiä vahvuuksia. Etenkin kokeneiden luottovapaaehtoisten kohdalla on hyvä muistaa, että myös he kaipaavat kannustusta ja kiitosta, eikä heidän panostaan voi ottaa itsestäänselvyytenä.

Lisää vinkkejä vapaaehtoisten tukemiseen, koulutukseen ja kiittämiseen löydät Kansalaisareenan Aloittavan vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin oppaasta.

Siirry Aloittavan vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin oppaaseen.

Vapaaehtoisia koordinoivan henkilön oma hyvinvointi

Vapaaehtoisia koordinoivalla henkilöllä on monia rooleja ja vastuita. Työtä tehdään ammatillisesti mutta omaa persoonaa likoon laittaen. Niinpä koordinaattorin on tärkeää huolehtia myös omasta hyvinvoinnistaan ja pitää kiinni rajoistaan. On vaikeaa tukea vapaaehtoisia, mikäli itse on liian kuormittunut.

Koordinoiva henkilö voi kokea riittämättömyyden tunnetta työssään. Myös koordinointiin tarjottujen resurssien vähäisyys ja työn monet epävarmuustekijät voivat kuormittaa.

Vapaaehtoistoimintaa koordinoivan henkilön omaa hyvinvointia tukevat esimerkiksi:

selkeästi määritelty työaika vapaaehtoistoiminnan koordinoinnille
riittävät resurssit
realistiset tavoitteet
työparin olemassaolo
mahdollisuus purkaa ja peilata omaa työtään esihenkilölle, työyhteisölle, toiselle koordinaattorille tai työnohjaajalle.

Yhdenvertaisuus, tasa-arvo ja moninaisuus vapaaehtoistoiminnassa

Joukko ihmisiä katsoo oikealle ja kolme heistä pitää olallaan lgbtqi-lippuja.

Kaikenlaisilla ihmisillä tulee olla mahdollisuus osallistua ja vaikuttaa vapaaehtoistoiminnan kautta. Yhdenvertaisuuden ja tasa-arvon edistäminen sekä moninaisuuden ymmärtäminen ovat myös toimivan yhteisön kehittämisessä tärkeitä. Erilaiset vahvuudet pääsevät esiin, kun jokainen saa olla luottavaisesti oma itsensä.

Yhdenvertaisuudella tarkoitetaan sitä, että kaikki ihmiset ovat samanarvoisia riippumatta heidän henkilökohtaisista ominaisuuksistaan tai muusta henkilöön liittyvistä piirteistä.

Yhdenvertaisuuslaki (pdf) sisältää säännöksiä yhdenvertaisuuden edistämisestä ja syrjintäkiellosta. Lain mukaan ketään ei saa syrjiä iän, alkuperän, kansalaisuuden, kielen, uskonnon, vakaumuksen, mielipiteen, poliittisen toiminnan, ammattiyhdistystoiminnan, perhesuhteiden, terveydentilan, vammaisuuden, seksuaalisen suuntautumisen tai muun henkilöön liittyvän syyn perusteella.

Tasa-arvolain mukaan työnantajan tulee muun muassa edistää naisten ja miesten tasapuolista sijoittumista erilaisiin tehtäviin, kehittää työoloja kaikille sukupuolille sopiviksi, helpottaa työ- ja perhe-elämän yhteensovittamista sekä ehkäistä sukupuoleen perustuvaa syrjintää. Työnantajalla on velvollisuus ennaltaehkäistä sukupuoli-identiteettiin tai sukupuolen ilmaisuun perustuvaa syrjintää.

Myös vapaaehtoistoiminnassa on tärkeää kiinnittää huomiota yhdenvertaisuuteen ja tasa-arvoon. Onko tarjolla vapaaehtoistehtäviä, jotka sopivat kenelle tahansa henkilökohtaisista ominaisuuksista tai esimerkiksi elämäntilanteesta riippumatta? Osataanko syrjivää kielenkäyttöä tunnistaa, ja löytyykö keinoja puuttua siihen?

Näin varmistat yhdenvertaisuuden toteutumisen vapaaehtoistoiminnassa:

Kerro, että jokainen saa olla täällä mukana juuri sellaisena kuin on. Kohtele jokaista kunnioittavasti ja arvostavasti. Ota jokaisen ehdotukset, ajatukset ja toiveet vakavasti.
Kerro, että yhteisössä on nollatoleranssi syrjinnälle ja häirinnälle.
Muista osallistujien moninaisuus. Kenenkään olemuksesta, osaamisesta tai arvoista ei voi päätellä mitään ulkonäön perusteella. Jokaisella on oikeus määritellä tai olla määrittelemättä itsensä.
Kiinnitä huomiota kielenkäyttöön. Puutu aina sellaisiin sanoihin ja ilmauksiin, jotka halventavat tiettyjä ihmisryhmiä, vaikka et olettaisi näiden ihmisryhmien olevan paikalla. Puutu myös sukupuolittavaan kielenkäyttöön.
Panosta siihen, että uudet vapaaehtoiset kokevat olonsa tervetulleeksi. Selitä uusille tulijoille auki yhteisön normit ja pelisäännöt. Anna toisaalta tilaa myös uusille tavoille toimia.
Kuuntele uusien vapaaehtoisten toiveita, ideoita ja erityistarpeita. Tarjoa matalan kynnyksen tehtäviä, joihin voi tarttua ilman erityisiä taitoja tai ominaisuuksia. Luo myös polkuja vaativampiin ja vastuullisempiin tehtäviin kokemuksen ja osaamisen karttuessa.
Varmista, että viestintä yhteisön toiminnasta on selkeää ja saavutettavaa ja kokoontumispaikat ovat esteettömiä.

Yhteisön sisällä kannattaa lisätä yhdenvertaisuusosaamista ja moninaisuuden ymmärtämistä järjestelmällisesti. Esimerkiksi SPR:n Moninaisuus vapaaehtoistoiminnassa -koulutusmoduuli (pdf) käsittelee moninaisuutta havainnollisesti ja harjoitusten kautta.

Näin tarjoat välineitä syrjintään ja häirintään puuttumiseen sekä niiden ennaltaehkäisyyn:

Laadi toimintaohjeet syrjintään ja häirintään puuttumiseen. Kouluta yhteisön jäseniä säännöllisesti toimintaohjeiden noudattamiseen ja pidä ohjeet kaikkien saatavilla.
Kouluta häirintäyhdyshenkilöitä. Muun muassa Kansalaisfoorumi ja Opintokeskus Visio tarjoavat säännöllisesti häirintäyhdyshenkilöiden koulutuksia.
Ota käyttöön turvallisemman tilan periaatteet. Järjestä periaatteista koulutus tai keskustelutilaisuus.
Toteuta yhdenvertaisuuskysely ja laadi yhdenvertaisuussuunnitelma. Allianssi tarjoaa hyvää materiaalia yhdenvertaisuussuunnittelun tueksi.

Turvallisemman tilan periaatteet vapaaehtoistoiminnassa

Turvallisemman tilan periaatteilla ja toimintatavoilla pyritään luomaan tila, jossa kaikki pyrkivät omalla toiminnallaan rakentamaan yhdenvertaista, kunnioittavaa ja avointa ilmapiiriä ja keskustelua.

Kunnioita toisen henkilökohtaista fyysistä ja psyykkistä tilaa. Kunnioita itsemääräämisoikeutta. Älä koske toista kysymättä lupaa. Muista, ettet voi tietää toisen rajoja kysymättä niitä. Pyydä tilaa myös itsellesi tarvittaessa.
Älä pilkkaa, ivaa, halvenna, sysää syrjään tai nolaa ketään puheillasi, käytökselläsi tai teoillasi. Pitäydy ulkonäön arvostelusta, juoruilusta ja stereotypioiden ylläpitämisestä.
Älä tee oletuksia ulkonäköön tai toimintaan perustuen. Älä tee oletuksia kenenkään seksuaalisuudesta, sukupuolesta, kansallisuudesta, etnisyydestä, uskonnosta, arvoista, sosioekonomisesta taustasta, terveydestä tai toimintakyvystä
Anna tilaa. Pyri huolehtimaan siitä, että kaikilla on mahdollisuus osallistua keskusteluun. Älä jyrää muiden mielipiteitä ja anna puheenvuoro. Kunnioita myös toisten yksityisyyttä ja käsittele arkoja aiheita kunnioittavasti.
Kuuntele ja opi. Ota vastaan uudet aiheet, henkilöt ja näkökulmat ennakkoluulottomasti. Suhtaudu jokaiseen vastaantulevaan asiaan ja tilanteeseen mahdollisuutena oppia uutta ja kehittyä.
Pyydä anteeksi, jos olet loukannut tahallisesti tai tahattomasti muita.

Toimi näin, jos kohtaat häirintää tai muuta epäasiallista kohtelua:

Jos huomaat jonkun käyttäytyvän asiattomasti tai muutoin rikkovan Turvallisemman tilan toimintaperiaatteita, puutu tilanteeseen.
Mikäli tapahtumalla on erikseen valittu häirintäyhdyshenkilö, voit ilmoittaa tapahtuneesta myös hänelle suoraan paikan päällä. Häirintään tai ahdisteluun syyllistynyt henkilö voidaan tarvittaessa poistaa välittömästi tapahtumapaikalta.
Mikäli koet tai huomaat toiminnassa tai tapahtumissa häiritsevää käytöstä, voit ottaa yhteyttä vapaaehtoistoiminnan koordinaattoriin tai muuhun yhteyshenkilöön.