Laatikaa tavoitteet ja pitäkää ne kirkkaina mielessä.
- Laatikaa realistiset, konkreettiset sekä aika- ja ynnä muut resurssit huomioivat tavoitteet. Muotoilkaa samalla mittarit tavoitteiden saavuttamisen seurantaan.
- Pohtikaa: Miksi haluamme toteuttaa verkkovapaaehtoistoimintaa? Mitä lisäarvoa digitaalisuus ja verkkoympäristöt tuovat toimintaan ja siihen osallistuville nuorille?
- Valitkaa digityökalut ja -ympäristöt sen mukaan, mitkä ovat nuorille luontevimpia ja mitkä parhaiten tukevat toimintanne tavoitteita.
Ottakaa nuoret mukaan suunnitteluun ja toteuttamiseen.
- Nuorilähtöisellä toiminnalla saadaan nuorten itsensä näköistä ja heitä innostavaa toimintaa.
- Ottakaa nuoret mukaan laatimaan toiminnan sääntöjä. Nuoret sitoutuvat paremmin, kun he ovat saaneet olla mukana muotoilemassa niitä.
- Tarjotkaa erilaisia digitaalisia ja kasvokkaisia vaikuttamisväyliä. Osa nuorista kokee luontevammaksi olla mukana suunnitteluryhmässä, osa taas tykkää kirjoittaa anonyymisti ideoita digitaaliselle Padlet-seinälle.
Käykää läpi tarvittavat laitteet, tietosuojaan ja -turvaan liittyvät käytänteet sekä vapaaehtoisen tarvitsema digiosaaminen.
- Kartoittakaa, millaisia laitteita ja sovelluksia vapaaehtoistoiminnassa tarvitaan ja miksi.
- Pohtikaa, millainen vapaaehtoisten lähtötaso digiosaamisen osalta tulee olla toimintaan mukaan tullessa. Jos toimintaan voi tulla vähäisellä digiosaamisella, on tärkeää varata aikaa sovellusten ja/tai laitteiden käytön perehdytykseen.
- Tutustukaa eri sovellusten ja ohjelmien tietosuojakäytäntöihin (englanniksi “privacy policy”). Tietosuojakäytännössä kerrotaan, miten palvelu kerää, käyttää ja jakaa käyttäjien tietoja.
- Päivittäkää tarvittaessa yhdistyksen tietosuoja- ja henkilörekisteriote sellaiseen muotoon, että se huomioi etätoiminnan. Miettikää, miten otteen tiedot saisi avattua helposti ymmärrettävällä tavalla nuorille. Voisiko siitä tehdä lyhyen videon, jossa avataan tärkeimmät kohdat?
- Vapaaehtoisten kannattaa luoda toimintaa varten omat tunnukset sen sijaan, että he käyttäisivät omia henkilökohtaisia tunnuksiaan.
- Ohjeistakaa vapaaehtoisia keksimään toimintaa varten luoduille tunnuksille vahvat salasanat. Vahva salasana on noin 8-16 merkkiä pitkä, jossa on sekaisin kirjaimia, numeroita ja erikoismerkkejä. Suositelkaa vapaaehtoisia ottamaan käyttöön myös kaksivaiheinen tunnistautuminen.
- Neuvokaa toimintaan osallistuvia hyödyntämään puheluita silloin, jos haluaa kertoa arkaluonteisista ja/tai henkilökohtaisista asioista.
- Jos verkko- ja muussa vapaaehtoistoiminnassa kertyy paljon tunnuksia, kannattaa niiden säilömiseen ottaa käyttöön salasanojen hallintaohjelma. Ohjelmia on tarjolla maksuttomia ja maksullisia versioita. Esimerkiksi Padloc-ohjelmasta on saatavilla ilmaisversio.
Panostakaa viestintään.
- Jos kyseessä on aivan uusi toimintamuoto, on erityisen tärkeää panostaa viestintään ja mainostamiseen.
- Tehkää viestintää kohderyhmä edellä. Mitä nuoren tarpeita toiminta täyttää? Mitä nuori saa toiminnasta ja siinä mukana olemisesta? Miksi nuori haluaisi olla mukana toiminnassa?
- Käyttäkää moninaista kuvastoa, johon erilaisista taustoista tulevien nuorten on helppo samaistua.
- Luokaa vapaaehtoistoiminnalle yhtenäinen, tunnistettava ilme joka herättää haluttuja mielikuvia (värit, fontit, kuvasto, muodot ja niin edelleen). Tarvittaessa visuaalisen ilmeen luonnin voi ulkoistaa esimerkiksi yrittäjälle.
- Viestikää monikanavaisesti. Sosiaalisen median ja ilmoitustaululle laitettavien mainosten lisäksi voi ja kannattaa jalkautua kentälle. Voisiko toiminnasta kertoa koulun välituntiajoilla yhdessä koulunuorisotyöntekijän kanssa, jakaen nuorille mainosesitteitä ja -tarroja? Tai tehdä kenties oppituntivierailun tai päivänavauksen, jossa kertoisi vapaaehtoistoiminnasta?
- Miettikää yhdessä nuorten kanssa vapaaehtoistoiminnan sisäisen viestinnän käytänteet. Mikä on pääviestintäkanava? Mitä muita kanavia on käytössä? Mistä asioista viestitään kussakin kanavassa? Milloin kanavissa on niin sanottu hiljaisuusaika? Kuinka usein viestintää olisi hyvä vähintään seurata, kerran viikossa tai harvemmin/useammin?
- Kertokaa toiminnassa mukana olevien nuorten huoltajille verkkovapaaehtoistoiminnasta. Huoltajille voi tiedottaa asiasta esimerkiksi lähettämällä kirjeen postitse tai laittamalla tekstiviestin, jossa kerrotaan verkkosivuilta löytyvästä tietopaketista.
Tarjotkaa ohjausta ja tukea verkkovapaaehtoisille.
- Perehdyttäkää verkkovapaaehtoiset hyvin tehtäviinsä. Miettikää, toteutatteko perehdytyksen täysin etänä vai sekä etänä että kasvokkain. Perehdytyksen tai kurssin käymisestä kannattaa vapaaehtoiselle antaa esimerkiksi todistus ja/tai Open Badge -merkki.
- Jos toiminnassa käytössä on Discord tai muu vastaava ohjelma, kannattaa perehdytysmateriaalit, säännöt ynnä muut materiaalit laittaa vapaaehtoisille jakoon sitä kautta (esimerkiksi Discord-palvelimen tekstikanavalle tai Google Drive -kansioon). Näin vapaaehtoiset voivat kerrata asioita myöhemminkin.
- Järjestäkää vapaaehtoisille säännöllisiä ohjaus- ja tukihetkiä verkossa ja/tai kasvokkain (aika- ja muiden resurssien mukaan).
- Kerätkää vapaaehtoisilta palautetta esimerkiksi järjestämällä kauden lopuksi palautepalaveri. Palautteenkeruuta voi tehdä yhteistoiminnallisesti esimerkiksi tekemällä SWOT-analyysin Padlet-ohjelmalla tai Google Docs -tiedostoon.
- Kiittäkää ja kehukaa vapaaehtoisia. Järjestäkää esimerkiksi vertaistuki-iltoja ja kiitosjuhlat verkossa ja/tai kasvokkain.
Kiinnittäkää huomiota vuorovaikutukseen ja toiminnallisuuteen etätoiminnassa.
- Eleiden ja ilmeiden jäädessä pois vuorovaikutukseen tulee kiinnittää erityistä huomiota. Miten esimerkiksi välitätte empatiaa? Miten sanoitatte nuorten tunteita?
- Aktivoikaa osallistujia avoimilla kysymyksillä.
- Kysykää tarkentavia kysymyksiä, älkää olettako.
- Pitäkää etätapaamisissa huoli, että kaikki nuoret pääsevät tasaisesti ääneen. Huomioikaa erityisesti hiljaisiksi jääneet nuoret.
- Kehukaa ja kannustakaa nuoria.
- Sanoittakaa miettimisestä tai muusta syystä johtuva hiljaisuus, esimerkiksi “Käyn nopeasti vessassa, palaan pian!” tai “Pidetään tässä kohtaa 10 minuutin jaloittelutauko, palataan linjoille klo X.XX!”.
- Viekää keskustelua eteenpäin. Kerratkaa asioita ja tehkää yhteenvetoja suullisesti ja kirjallisesti.
- Kiinnittäkää huomiota etätapaamisten dynamiikkaan. Onko etätapaamisen ohjelma monipuolinen ja erilaiset osallistujat huomioiva?
- Pitäkää etätapaamiset lyhyinä (noin 30 minuutista 1,5 tuntiin, enintään 2 tuntia). Pitkissä etätapaamisissa kannattaa pitää taukoja. Suosikaa ryhmätyöskentelyitä ja toiminnallisuutta. Käyttäkää toiminnallisissa tehtävissä apuna eri sovelluksia ja ohjelmia.
- Pitäkää etätapaamisten aloitukset ja lopetukset selkeinä.
- Suosikaa hyvää ja selkeää suomenkieltä kirjallisessa viestinnässä. Käytä lyhyitä lauseita, vältä lyhenteiden käyttöä ja jaa teksti kappaleisiin. Keskity yhteen asiaan kerrallaan.
Teksti: Minna Koirikivi, Damdamdidi